Transformando al sector Cuentas a Pagar con Gestión Documental

Desde hace mucho tiempo, las Cuentas a Pagar resultaron ser siempre una tarea de alta demanda manual. Generalmente, un empleado está sentado en un escritorio con una bandeja repleta de facturas de proveedores. En otra bandeja están lo cheques a firmar con los sobres correspondientes a los diversos destinatarios. Basta con mirar esa pila de papeles para deducir que resultaba un trabajo tedioso y casi “insalubre” por el grado de responsabilidad que acarrea. Y eso, siempre y cuando, sólo se trate te cheques y no de efectivo.

Si bien ingresaron a escena los softwares y las PC para hacer las cosas con más facilidad, el sector mencionado no se ha visto aliviado realmente en su carga de trabajo. Sobre todo si no se ha apelado al recurso de factura digital o el de factura electrónica. Aún puede verse una montaña de papeles que deben ser archivados y consultados todos los días incluyendo facturas pagadas, recibos firmados y notas de los clientes o de los proveedores. Prácticamente es una tarea “full time” para quien tiene a cargo este sector de la Pyme.

El sistema de gestión documental ManagFile cambia este escenario al reemplazar el manipuleo del papel original y prácticamente hacer desaparecer los duplicados.

Lo que se logra en forma inmediata es tener bajo control esta área y hacer más eficiente su trabajo al establecer su propio sistema de administración de documentos de manera que cada cuenta o proyecto tenga su propia carpeta electrónica. Cada factura es capturada como imagen digital y manipulada en forma totalmente compartida y dinámica. Así, se logra un sistema de pagos fluido y sin complicaciones.

Por “fluido” me refiero a que, actualmente, los documentos deben ser desplazados y agrupados manualmente y pasados a otra persona, si corresponde, también los archivos tipo e-mail se rutean y re-rutean conteniendo observaciones, comentarios, extractos del sistema de gestión, aumentando aún más la carga de trabajo para todos los que participan del proceso.

La Gestión Documental elimina prácticamente todos los archivos físicos en la oficina ya que en vez de archivar físicamente las facturas, notas, reportes y todos los demás documentos de este sector se escanean o capturan en forma directa y se almacenan en disco para ser procesadas por una o más personas.

Este ahorro de tiempo de procesamiento de facturas permite que el o los responsables de Cuentas a pagar realicen su tarea como debe ser: pudiendo aprovechar descuentos por pronto pago, reducir cargas financieras y analizar gastos aplicando toda su experiencia e inteligencia.

Como todo está disponible en la pantalla de la PC, podrá indicarle a un proveedor en forma instantánea cual es el número de orden de compra o si se envió un cheque, o los acuerdos de servicio firmados, mejorando las relaciones con los proveedores vitales.

A la hora de firmar los cheques, mediante el sistema de flujo de trabajo incluído en el ManagFile no vuelven a existir dudas sobre la consolidación de datos, ya que todo queda almacenado en forma íntegra y coherente.

Con respecto a los aspectos legales la cobertura pasa a ser mayor porque se evita el extravío de documentos y las malas interpretaciones, tan comunes en Cuentas a Pagar. Si, además, se integra esta solución con un sitio Web interactivo, del tipo de los que elaboramos usualmente, el volumen de llamados, consultas por mail y visitas de cobradores y proveedores también se reduce prácticamente a “cero”.

Otro punto importante es el de la seguridad ya que la totalidad de los documentos tiene su respaldo digital (recuerde: 14.000 páginas por CD). Cualquier eventualidad que pueda surgir con el papel, hasta hoy, es insalvable, con un respaldo digital la seguridad es total.

El acceso a los datos con usuario y contraseña limita también el acceso no autorizado a los documentos, algo bastante difícil de lograr en un archivero puesto en un pasillo o en una oficina abierta a todos. La empresa, sobre todo Pyme pasa a contar con una seguridad que hasta ese momento es totalmente inexistente. Y esa seguridad tambien descomprime al responsable del sector, ya que si la empresa no cuenta con mecanismos pulidos para restringir el acceso a datos y a escritorios, el empleado también tiene la presión de cuidar lo que deja sobre el escritorio, sobre los archivos e, inclusive, arroja al cesto de papeles.

Cuentas a Pagar no solo maneja pagos de los proveedores de las materias primas o productos a comercializar por parte de la empresa, también se encarga de todos los gastos: tickets, pasajes, viáticos, vales, y docenas de comprobantes más, que también son absorbidos por nuestro sistema.

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

EXTENDIERON LA FACTURA ELECTRÓNICA A LAS OPERACIONES DE IMPORTADORES Y HOTELES

El gobierno argentino lanzó un nuevo paquete de medidas de control fiscal sobre importaciones, ventas de autos usados y turismo, con el objetivo de “detectar de manera temprana las irregularidades” y aumentar su potestad sobre la conducta de los contribuyentes.

El titular de la AFIP, Ricardo Echegaray, junto con los ministros de Economía, Amado Boudou, y de Justicia, Seguridad y Derechos Humanos, Julio Alak, anunció hoy la extensión de la factura electrónica a las operaciones de importadores y hoteles y la informatización del registro de entidades exentas del impuesto a las Ganancias. En la oportunidad también hizo referencia a la puesta en marcha del Certificado de Transferencia de Automotores (CETA), que en una primera etapa obligará a registrar ventas de coches usados de más de 50 mil pesos.

Echegaray detalló el nuevo paquete de medidas económicas y fiscales en una conferencia de prensa, indicando que “tienden a agilizar, simplificar y transparentar el comercio interno e internacional”.

Sobre la factura electrónica para exportadores determinó que a partir del 1º de diciembre los operadores podrán optar por este régimen. El 1º de marzo los grandes operadores deberán adherirse obligatoriamente y a partir de mayo será obligatorio para el resto de los contribuyentes. Los grandes operadores comercializan aproximadamente US$ 100 millones en más de 1.000 operaciones.

En lo que respecta a la factura electrónica para importadores, alcanzará a unos 25 mil contribuyentes y “permitirá diferenciar a los operadores genuinos de aquellos temporales, que adquieren volúmenes fenomenales de mercaderías durante un tiempo y luego desaparecen”.

Del mismo modo, la factura electrónica abarcará a unos 4.600 hoteles, hosterías, residenciales y establecimientos de tiempo compartido, cuando realicen operaciones de venta con agencias de viaje y operadores turísticos.

En cuanto a facilitar la tramitación del certificado de exención del impuesto a las ganancias, se consideró oportuno reemplazar la metodología vigente por un procedimiento que gestiona la solicitud, el otorgamiento del certificado y la renovación del reconocimiento mediante un servicio con Clave Fiscal, al cual se accede a través del sitio web institucional (www.afip.gob.ar).

La informatización del registro de entidades exentas (ONG´s, cooperativas, mutuales, etc.) abarcará a unas 32.200 actividades, sustituirá las presentaciones personales y agilizará el trámite, desde los 180 días actuales a 45 días, indicó Echegaray. Acerca de los nuevos controladores fiscales indicó que ya se reempadronó el 80% de los equipos de los 320.000 que existen aproximadamente. Entre los beneficios se encuentra el reemplazo del archivo de cinta testigo papel por una memoria digital que permite almacenar la información.

El titular de la AFIP anticipó, por otra parte, que con el objetivo de controlar capitales argentinos en el exterior, el lunes próximo firmará con Andorra un convenio de intercambio de información fiscal, similar al suscripto días atrás con Mónaco, y dijo que para fines de noviembre están previstos nuevos acuerdos con otros tres paraísos fiscales (Islas Caimán, Islas Vírgenes y Antillas Holandesas), y a comienzos de diciembre se hará lo propio con San Marino.

“Estos acuerdos se enmarcan en lo dispuesto en las últimas reuniones del Grupo de los 20 (G-20), en cuanto a desincentivar el uso de paraísos fiscales, y para 2010 esperamos avanzar en el diálogo amistoso con Uruguay, para avanzar en el mismo sentido”, dijo el titular de la AFIP.

Mayor control en la compra-venta de automotores

Por otra parte, Echegaray y Alak suscribieron un acuerdo de colaboración que involucra a la Dirección Nacional de los Registros de la Propiedad del Automotor y de Créditos Prendarios, a los efectos de la implementación del CETA.
El nuevo sistema reemplazará al formulario 381 (en papel) por el certificado que se generara desde Internet, por medio de la clave fiscal o del centro de información telefónica del organismo recaudador.

De modo previo a la transferencia, el vendedor del vehículo deberá generar el Certificado de Transferencia ingresando el dominio del automotor, el valor de la transferencia y los datos del adquirente.

El numero de CETA así obtenido será consignado obligatoriamente en los formularios 08 por el Registro Nacional de la Propiedad Automotor al momento de la inscripción del vehículo.

En operaciones donde intervengan concesionarios o comerciantes empadronados ante la AFIP en el Registro de Operaciones de Compraventa de Automotores y Moto vehículos Usados, serán éstos los responsables de la obtención del CETA.

“La medida busca generar una mayor percepción de riesgo y un monitoreo permanente de la existencia de autos usados”, ya que, según información de las cámaras, durante 2008 se transfirieron 1,4 millón de esos vehículos y “se calcula que 50% de las operaciones no se encuentran registradas”, explicó la AFIP en un comunicado.

El Equipo de MU.

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FACTURA ELECTRÓNICA Y DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL PARA “SIMPLIFICAR PROCESOS Y FACILITAR EL CONTROL”

El administrador federal de Ingresos Públicos (AFIP), Ricardo Echegaray, explicó las cinco medidas que está instrumentando y otras cinco que impulsará en los próximos días. Además, dijo que la entidad utilizará un nuevo programa llamado MATRIX.

Estas herramientas “apuntan a la simplificación de los procesos, facilitando a su vez el control”, sostuvo Echegaray en un encuentro organizado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas, a la vez que remarcó que “con estas propuestas ganamos todos: gana el sector privado y gana el Estado”.

Al referirse a Factura Electrónica y Digitalización Documental como el objetivo de su gestión, Echegaray destacó que “estos programas forman parte de una política de Estado y de cara al futuro se van a profundizar”.

Las cinco medidas ya presentadas son * Factura Electrónica para operaciones de exportación; * Factura Electrónica para seguros de caución; * Firma Digital en contratos de compraventa de granos; * Actualización tecnológica de controladores fiscales, y * Trazabilidad de ganado bovino.

Sobre la factura electrónica adelantó que “se está trabajando en conjunto con la CEA (Cámara de Exportadores de Argentina) porque a partir del 1 de diciembre de este año será obligatoria y desde el 1 de marzo de 2010 todos los operadores de comercio exterior que exporten van a tener que utilizar el sistema”.

Echegaray remarcó además que “en la Factura Digital se están incorporando datos que la factura en papel no tiene, por ejemplo hacia dónde va la mercadería y cuál es el destino de la factura, es decir, nos permitirá distinguir los casos de triangulación en los que se altera el valor de la mercadería”.

En cuanto a la incorporación de la factura electrónica en seguros de caución, permite cruzar rápidamente el número de póliza, los eventuales endosos y la facturación.

Sobre la firma digital en contratos de compraventa de granos destacó que “desde mayo de este año. cuando se implementó el sistema gratuito, se operaron en el registro de contratos de compraventa de granos, semillas y oleaginosas unos 66.130 documentos; 4.036 operadores concentran la compra y 7.451 contribuyentes son los vendedores. Estos 66.130 contratos constituyen el mercado potencial con el que empezamos a trabajar en firma digital”.

Sobre los controladores fiscales señaló que actualmente hay 320.000 funcionando en el país como solución, ya que “es engorroso -dijo- almacenar la cinta testigo en papel durante cinco años, por lo que la actualización de los controladores fiscales va a permitir un almacenamiento digital de la información”. Remarcó que “desde el Estado podremos contar con información real al momento de efectuarse la transacción comercial y esto nos conduce a un comercio más seguro y transparente. Sabremos qué facturó un contribuyente, a qué precio, qué día y en qué lugar”.

En cuanto al sistema de trazabilidad de ganado bovino, que consiste en la colocación de un chip en el estómago del ganado, ya se implementó en Australia, Italia y España. Al respecto Echegaray afirmó que “estamos analizando poder utilizar los datos en forma no sólo fiscal, sino además sanitaria y comercial. Desde el punto de vista fiscal podremos saber qué cantidad de animales tiene un productor y cotejarlo con su declaración. Además, con este sistema pensamos dar un salto cualitativo, ya que obtendremos información por cada corte de carne”.

Las nuevas iniciativas

Las cinco propuestas aún no lanzadas y que están siendo trabajadas por el equipo técnico de la AFIP, son: a) Certificado Electrónico de Transferencia de Automotores (CETA), que reemplazará al Formulario 381 y permitirá combatir el mercado negro de automotores usados; b) Factura Electrónica para nuevas actividades, como importaciones y la hotelería (para los 4600 hoteles registrados en el país, las agencias de turismo, los intermediarios y los particulares que compran por Internet); c) Registro de entidades exentas, con renovación automática de la exención impositiva ante la AFIP, para fundaciones, cooperativas y mutuales; d) Nuevo registro de acopiadores de tabaco, que permitirá efectuar controles más firmes y seguros sobre el comercio de este producto; y e) Registro para industrias recicladoras (de papel, plástico y metales), “medida que era solicitada en parte por la Cámara de Recicladores y por la Unión Industrial Argentina (UIA)”.

“Actualmente hay unos 15.000 recolectores de materiales reciclables, 300 acopiadores y unos 485 millones de pesos en comercio de este tipo de material. Al tratarse de una actividad informal -explicó Echegaray-, no hay forma de llevarla al mercado. Este registro servirá además para la intervención de otras áreas del Estado, como por ejemplo, Acción Social o el Ministerio de Salud, que podrán establecer políticas acordes a este sector en base a los datos obtenidos por la AFIP”.

Echegaray presentó también a un nuevo programa llamado MATRIX que permitirá analizar la información que obtiene la AFIP a través de la Factura Electrónica y la Nueva Generación de Controladores Fiscales. De esta manera todos los productos podrán ser codificados y al instante conocer en todo el territorio los valores de los productos y el volumen comercializado.

 

El Equipo de MU.

Gestión Inteligente

Aunque lo sepamos -y nos moleste saberlo-, todas las empresas –hasta cierto momento, también nosotros- comenzamos a gestionar documentos en circuitos que distaban mucho de ser óptimos, o al menos, razonables. Al fin y al cabo todo proceso comercial requiere o encubre un mecanismo de comunicación, y ese mecanismo es, generalmente, un documento. Llámelo factura, remito, convenio, o póngale el nombre que quiera.

Al generar “algo”, tengo que gestionar ese “algo”: clasificarlo, interpretarlo, validarlo, archivarlo, y así sucesivamente. Bien: cuál es el costo de esta gestión? Y cómo podemos reducirlo? Casi todos los que presiden una Pyme piensan : reduzcamos costos.

Lamentablemente, para reducir costos hay que usar el cerebro. Y las experiencias de otras empresas. Y recurrir a especialistas. Y tooooooooodo lo que venga a mano, porque NO ES FACIL. Sino todo habría sido concebido de otra forma, No?

El punto clave es que la Gestión Documental no está costeada. Es verdad: el contador no la costea, tampoco el jefe de administración, ni siquiera el responsable de informática presta atención a este tema (y me refiero tanto a los documentos en papel como, inclusive a los documentos electrónicos). Si no sé cuánto me cuesta una factura EN TODO SU CICLO DE VIDA (el documento), menos voy a saber cómo puedo reducir su costo.

Sencillamente, como nadie hace este análisis, no se sabe el Cómo.

Sin embargo, los costos están a la vista: todos los empleados “trabajan” y las tareas operativas se cumplen. Dónde están los costos entonces?

Muchos se asombran cuando les digo que una factura emitida por una empresa cuesta 10 a 15 veces el precio del formulario que se usó para detallar lo que estamos facturando. Sí, cada factura cuesta entre $ 8 y $ 15. A veces, mucho más. Sobre todo si no tenemos circuitos administrativos puestos en blanco y negro –escritos, diagramados, revisionados periódicamente y … optimizados-, sumado a una alta rotación de personal, poco personal, o el personal lo provee alguna agencia de contrataciones. Los costos de gestión siempre suben, nunca bajan.

Esto es así porque todos, dentro de una empresa de cualquier tamaño y rubro, sea una Pyme o una Multinacional se ha aplicado el principio de distribución de costos de la misma manera en que se aplicó el principio de distribución del trabajo. El segundo concepto es perfectamente válido, el primero, rotundamente, no es válido.

El ejemplo de la factura no es casual, el costo que conlleva la gestión de este documento nace desde el mismo momento en que alguien presionó “Enter” en alguna terminal o PC. Luego vienen los reclamos por discrepancias, los extravíos, los faltantes, las auditorías contables internas, su archivaje, su recupero, las auditorías de la AFIP. Y todos esos pasos de gestión cuestan dinero, que, lamentablemente salen de un solo lugar.

Seamos sinceros: puedo distribuir los costos en cuentas contables muy prolijamente, pero el dinero sale de la caja de la empresa. Nos guste o no aceptar este concepto.

Lo dicho se resuelve en la medida en que tenga acceso instantáneo, sí, i-n-s-t-a-n-t-á-n-e-o a la documentación.

Por qué se resuelve? Porque es extremadamente difícil rediseñar un circuito operativo, o rediseñar un circuito administrativo que se ha arraigado en una Pyme desde hace 15 años o más. Pero es perfectamente posible optimizar esos circuitos al quitar un componente.

El componente que se elimina es el del manejo de la documentación en la forma convencional. Cualquiera que tenga un celular inteligente puede comprender este concepto.

Parémonos en este ejemplo. El celular inteligente “virtualiza” el proceso de comunicación personal. Si recibo un mail no tengo que desplazarme físicamente para responderlo. Si tengo que comunicarme con alguien, me basta con llamarlo. Si tengo una duda sobre el stock, ni siquiera llamo a alguien, me conecto a mi red y consulto el stock, y así sucesivamente.

No existió un rediseño de mis “circuitos”. Preguntan, Respondo, como siempre, pero lo hago de una manera inteligente: ahora cada comunicación me consume 1 minuto o 2, en vez de 10 o 15 minutos.

Lo mismo ocurre con la gestión documental. Al reducir LOS PASOS, se reducen los costos, y al reducir LOS TIEMPOS, se logra mayor eficiencia en la gestión administrativa.

Muchos empresarios y contadores me plantean el problema de imposibilidad de la destrucción del papel por razones X (impositivas, legales, antecedentes, lo que se le ocurra). Y siempre respondo: el problema no está en el espacio físico sino en quienes tienen que administrar lo que está contenido en él. El problema no es el tamaño de mi “base de datos” sino en “como accedo a esos datos rápidamente”.

Le hago una pregunta de geometría básica:

 

¿Cuál es el camino más corto entre dos puntos?

 

EL MÁS RÁPIDO!

 

Y con este ejemplo le acabo de explicar el 80% del método de análisis que usamos en Mercados Unidos. Nos gusta lo que hacemos porque generamos ahorros inesperados.

No existe una “fórmula de ahorro”, pero sí existe la Gestión Documental. Cada empresa es única. No es posible aplicar un esquema y esperar el mismo resultado en todas.

La consultoría de Mercados Unidos le permite “despiezar” y “detectar” los puntos y documentos clave dentro de los circuitos administrativos en donde se debe incorporar la gestión documental. Dicho en lenguaje de costos: descubrimos los “costos ocultos” y los eliminamos. Y no siempre escaneando a diestra y siniestra (porque eso genera un paso más en la gestión!)

 

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

Digitalización de documentos genera ahorros

La tecnología de digitalización de documentos ha demostrado ser una inversión libre de riesgos, que además ofrece un rápido retorno de inversión en menos de un año, de acuerdo con una encuesta realizada por AIIM. La encuesta, reveló que por lo menos 42% de los entrevistados han aumentado su productividad 50% después de hacer la inversión. Asimismo, indicó que 43% de las organizaciones han logrado un ROI en 12 meses, y dos terceras partes en 18 meses. La mitad ha logrado 40% de ahorros o más en costos de almacenamiento de papel. “La captura de documentos ya no se percibe como una tecnología que corre en un silo, sino como una parte integral de un proceso de negocio”. De las personas que fueron entrevistadas, 41% citó “el acceso mejorado a la información” como su fundamento para invertir en la captura de documentos. Sin embargo, otros citaron el cumplimiento, la productividad y mejores relaciones con clientes como las razones principales. Pero aunque se han logrado ganancias con las inversiones en tecnología, la encuesta mostró que dos terceras partes de las compañías digitalizaban sólo 50% de sus documentos, principalmente debido al hecho de que pocos procesos de negocio están habilitados para hacerlo. “Hay una escasez de aplicaciones empresariales que permiten la digitalización”, agrega el estudio.

El Equipo de MU.

Las bibliotecas, al alcance de todos

Hasta hace apenas unos años, visitar algunas de las mejores bibliotecas del mundo era un privilegio al alcance de aquellos ?pocos, poquísimos? que podían permitirse semejante inversión de tiempo y dinero. Hoy, el desarrollo de la informática y la expansión omniabarcativa de Internet han permitido que el conocimiento se democratice al punto de que cualquier usuario de la web puede visitar, entre otras, las bibliotecas del Instituto Cervantes, la Nacional de Francia y la de la Unión Europea sin moverse de su casa, a golpe de clic. Esto significa, ni más ni menos, que buena parte del acervo libresco de la humanidad empieza a estar disponible para cualquiera, en cualquier momento y en cualquier lugar. Internet no necesariamente representa una utopía del conocimiento, pero en la vastedad de su océano hay islas cuyo paisaje se parece mucho al de la globalización del saber. Su impacto dependerá de las inquietudes del usuario. El impulso que las bibliotecas digitales han cobrado en el último tiempo marca un nuevo desafío para aquellos de veras interesados en descubrir los grandes tesoros de la cultura universal.

Definitivamente, la tendencia que rige las políticas de las principales bibliotecas del mundo consiste en digitalizar los archivos y acercar sus materiales a los usuarios de todo el planeta. Para el internauta de habla hispana, la principal referencia es la gran colección virtual que espera en el sitio de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes, inaugurada en 1999. La biblioteca alberga más de 30.000 obras, que van desde los grandes clásicos de la literatura española hasta la documentación relativa a la Conquista, pasando por la poesía contemporánea de ese país y una importante selección de los trabajos literarios, históricos y jurídicos de América latina. El objetivo de ese proyecto es digitalizar el mayor patrimonio bibliográfico, documental y crítico de la cultura de España y América, y para ello se organiza con varias bibliotecas. Una serie se les dedica a grandes figuras de la cultura hispanoamericana; otra, a documentos textuales y audiovisuales que no sólo abarcan un amplio espectro cultural sino que, además, permiten el acceso a otros grandes archivos, como los Manuscritos de América (en las Colecciones Reales) o la Biblioteca José Toribio Medina de Chile y la Biblioteca Nacional de México. Una vez allí, el usuario encontrará un link que lo lleva a la Biblioteca de Autor Miguel de Cervantes, desde donde puede acceder a la obra completa del autor del Quijote, en distintos formatos y ediciones.

A pesar del abismo que separa las economías de Europa y América latina, hay que decir que el desarrollo on-line de las bibliotecas de nuestro continente tiene poco que envidiarles a los proyectos de España o Francia, entre otros países. Un buen ejemplo es la Biblioteca Digital Andina (), que busca contribuir al conocimiento, preservación y divulgación de la cultura andina, y fortalecer la identidad común (en este caso, no tanto por la inclusión de obras clásicas y ensayos sobre la cultura andina, sino también y sobre todo, por la digitalización de obras que estudian la peculiaridad de las lenguas aborígenes de la región). Este proyecto pertenece a la Secretaría General de la Comunidad Andina y allí el lector interesado encontrará las bibliotecas nacionales y las de las universidades públicas y privadas de Bolivia, Colombia, Ecuador, Perú y Venezuela. Curiosamente, los recursos financieros, humanos y tecnológicos son fruto del aporte del Ministerio de Relaciones Exteriores del Gobierno de Francia, que se vehiculizan a través de la Agregaduría de Cooperación para los Países Andinos en la Embajada de Francia en el Perú y el Instituto Francés de Estudios Andinos (IFEA).

En América latina, la posibilidad de disponer de obras digitalizadas de diferentes épocas, naciones, autores y temáticas nunca es sencilla, y tal vez el caso más extremo sea el de Cuba. Sin embargo, aun allí hay proyectos que, con notable esfuerzo, intentan trasladar su realidad cultural a la pantalla de la computadora. En Cuba, la Fundación por la Libertad de Expresión es una organización no partidista sin fines de lucro que apoya el crecimiento de la prensa libre en la isla, y en su portal, promueve las actividades de las bibliotecas independientes cubanas. Este proyecto, disponible en www.bibliocuba.org , refleja el trabajo realizado por la red de bibliotecas independientes fundadas desde 1998. Debido a cuestiones propias de las realidad sociocultural cubana, digitalizar las colecciones de las bibliotecas resulta prácticamente imposible; por eso, este sitio ofrece, por un lado, las direcciones de las bibliotecas (que al mismo tiempo requieren donaciones de material bibliográfico y hasta de materiales de oficina, como lápices, bolígrafos y papel), y por el otro, una serie de artículos escritos por periodistas e intelectuales cubanos disidentes. Estas bibliotecas se desenvuelven en casas particulares, donde las grandes colecciones personales se ponen a disposición de todos los vecinos; su versión on-line reproduce ese mismo proceso pero a escala global. En Cuba, todo aquel particular que quiera fundar una biblioteca independiente debe poseer como mínimo 300 libros y conocimientos elementales de bibliotecología; su desarrollo virtual pretende evitar cualquier forma de censura en temas, autores, ideologías y religiones, lo cual se convierte en una forma impensada de activismo cultural.

Digitalizar los archivos de una biblioteca implica costos altos. En países como Francia, la cuestión presupuestaria no representa un obstáculo insalvable, y tal vez por eso el espacio virtual Gallica de la Biblioteca Nacional Francesa, está tan bien desarrollado. Gallica se creó en 1998 y se actualiza mes tras mes. En su interior hay más de 90.000 obras y 80.000 imágenes, y tanto material la ha convertido en una de las principales bibliotecas digitales a las que se puede acceder actualmente. Su colección se organiza por disciplinas (derecho, economía, ciencias políticas, historia, literatura, ciencias y filosofía) y, aunque privilegia la cultura francófona, también incluye obras clásicas extranjeras en su idioma original y traducidas. En una vía menos oficial y sistematizada que la de Gallica, el internauta bibliófilo tiene a mano otros sitios dedicados a la cultura del país de Voltaire, como la Biblioteca de Poesía Francesa , donde pueden leerse más de 6000 poemas en lengua francesa, en un arco temporal que va de la Edad Media a principios del siglo XX. Ambas bibliotecas se complementan y colocan a Francia en la vanguardia de este segmento cultural.

Con la mira puesta en el futuro, la Unión Europea creó el programa eContentplus, parte integrante del proyecto i2010, cuya meta es unir a la sociedad del conocimiento con la industria de los medios de comunicación. La joya del programa es la megabiblioteca Europeana , que funciona desde noviembre pasado y actualmente se encuentra en período de prueba. Europeana albergará más de dos millones de obras, entre imágenes, textos, sonidos y videos. Será la biblioteca virtual más grande del mundo y en ella participan más de cien organizaciones académicas y editoriales (principalmente, miembros de la Koninkljke Bibliotheek, la Biblioteca Nacional de Holanda), además de expertos en informática de toda Europa. Esta biblioteca virtual intenta enriquecer el patrimonio europeo al combinar el espíritu multicultural y multilingüístico con tecnología de avanzada y nuevos modelos de negocios. Un dato importante es que, para poder utilizar sus servicios, no es necesario registrarse, pero aquellos que sí lo hagan tendrán acceso a herramientas que personalizarán el perfil de usuario y, así, permitirán formar parte de las comunidades virtuales en las que se podrá compartir, discutir, e inclusive bloguear su contenido, como una red social en plena biblioteca (virtual). Con este servicio se pone de manifiesto un aspecto muy novedoso en la digitalización de la cultura, que por un lado democratiza el conocimiento y por el otro fomenta la participación de los usuarios en forma activa.

Internet no es una utopía del conocimiento, pero estas bibliotecas digitales cumplen el sueño de Borges: transformar el mundo en un libro. O mejor dicho, recorrer el planeta como quien se mueve por un libro, a través de la navegación por la Red. Muchos libros, mapas y documentos históricos están al alcance de cualquier usuario; aunque tal vez hoy no se la vea en toda su dimensión, hay pocas noticias tan buenas como ésa.

Fuente: La Nación

El Equipo de MU.

El libro del futuro convive con el formato tradicional en Fráncfort

FRANCFORT.- “Les deseo a todos una inspiradora, pacífica, controvertida y no siempre cómoda Feria del Libro.” El director de la 61a. Feria del Libro de Fráncfort, Juergen Boss, sintetizó ayer la impronta que tendrá este año el mayor encuentro de la industria editorial del mundo: ideas, negocios y polémicas políticas. Los libros, un mercado editorial que sufre los embates de la tecnología y China como país invitado de honor responderán, respectivamente, a cada aspecto.

En un predio ferial que supera casi cuatro veces las dimensiones de la Feria del Libro de Buenos Aires, hoy se pondrá en marcha una gigantesca maquinaria organizativa, que durante cinco días reunirá en esta ciudad a 7314 expositores de 100 países; premios Nobel y escritores nuevos; 2500 actos culturales y una variedad de ofertas que van desde un pabellón dedicado a la gastronomía hasta un encuentro sobre las relaciones comerciales entre libros y videojuegos.

En un prolijo y expeditivo encuentro con la prensa -en alemán e inglés, con opción de traducción al chino-, quedó claro que la Feria del Libro de Fráncfort conserva ese nombre, pero su razón de ser se está modificando.

El centro del negocio es ahora el “contenido” y el papel debe aprender a convivir con novelas para teléfonos celulares, ensayos para pantallas portátiles y videojuegos para comunidades on line. Y con los problemas de copyright que abre Internet, por ejemplo, en el reciente acuerdo de Google y la industria editorial norteamericana, que permitiría libre acceso a contenidos digitales. El convenio, que revisa la justicia en EE.UU., ya causó la oposición firme de varios países europeos, Alemania entre ellos.

“Apoyamos la digitalización, pero estamos contra el monopolio de una empresa comercial. Los dueños de la propiedad intelectual, en todo el mundo, quedarían a merced de las arbitrariedades de una sola empresa, que ni siquiera es parte de la industria editorial”, dijo Gottfried Honnefelder, presidente de la Asociación de Editores y Libreros Alemanes. Lo repitió más tarde, en la inauguración oficial, en un auditorio para más de 2000 personas, en el que se pudo entrar tras atravesar estrictos controles de escáner y pasaporte. Lo escuchaba la canciller alemana, Angela Merkel. “Esperamos que usted apoye la protección de la propiedad intelectual en Internet”, le dirigió desde el estrado. Una sonriente Merkel asintió desde su asiento y lo confirmó luego en sus palabras, cálidas y aplaudidas, las últimas tras siete oradores.

Admirada y criticada

Alemania tiene razones para defender su potente industria editorial. Las ganancias del sector este año aumentaron 2,8% con respecto a 2008 y, mientras los expositores de habla inglesa y de Europa del Este redujeron su presencia en esta feria, los alemanes agotaron los espacios de exhibición y quedaron varios en lista de espera.

Los actos oficiales también dejaron claro que, como país invitado de honor, China deberá esforzarse para que su lema “Tradición e innovación” se imponga sobre las advertencias por la libertad de expresión que se escucharon hasta ahora.

Boos fue contundente: “Condenamos fuertemente las violaciones de los derechos humanos y las limitaciones de la libertad de expresión en China. Pero un proceso de cambio no se acelera evitando los temas difíciles. China puede ser admirada, temida o criticada, pero no puede ser ignorada”. De los 450 actos culturales organizados sobre ese país, habrá 250 actividades con foco en escritores chinos exiliados, disidentes y organizaciones de derechos humanos.

Advertencias similares se escucharon de dos escritores chinos: el celebrado Mo Yan y Tie Ning. A su turno, el vicepresidente chino, Xi Jinping, habló de “respetar la diversidad”, pero dejó clara su postura: “Estamos abiertos a aprender de otras culturas, pero basados en nuestro propio fundamento cultural”.

La vitalidad de la feria se hace visible, por ejemplo, en el espacio dedicado a las negociaciones de derechos, que creció este año. Y en el hotel céntrico en el que se alojan las presencias más renombradas, que se recomienda visitar como si fuera un sitio turístico y en el que se toman muchas de las decisiones de peso.

En números

• Expositores: hay 7314 de 100 países. El predominio es de Alemania, con 3312, seguida por el Reino Unido, con 809, y EE.UU., con 624. La Argentina llevó 17.

• Títulos: se exhibirán 401.932 títulos y habrá 123.823 lanzamientos.

• Público: en 171.790 metros cuadrados, se calcula que los visitantes superarán los 300.000 cuando cierre, el domingo próximo.

• Entrada: no es una visita económica. El público, que sólo puede entrar el sábado y domingo, paga 14 euros. Los expositores desembolsan 42 euros y quienes hacen negocios, 36 euros por día.

Guardar para Encontrar

Una de las principales amenazas que enfrentan las compañías argentinas es no considerar que la documentación diaria es un activo de la empresa. Por su desconocimiento pueden poner en peligro documentos e información clave para el negocio. El aumento incesante de los registros y datos incluidos en sistemas informáticos corporativos provoca paradójicamente un crecimiento de los documentos en papel.

Los aspectos clave a considerar son los siguientes:

• Resulta fundamental contar con políticas de administración de archivos que aseguren el cumplimiento de las normas requeridas en cuanto a la retención de los documentos.

• Para ello, es necesario un sistema de administración y procedimiento que asegure el acceso, la guarda y la destrucción de los archivos, de manera consistente, sin importar su formato (papel, digital, magnético, etc), ni su ubicación geográfica.

• Muchas pymes almacenan su información en dependencias  propias con escasos niveles de seguridad.

• Cuando lo hacen adoptan diferentes criterios de inventario lo que dificulta el proceso de búsqueda.

• Los espacios destinados para archivos de documentación son precarios: ausencia de detección de incendios, libre acceso del personal etc.

El almacenamiento externo y el almacenamiento electrónico permiten ganar espacio, y disminuyen la exposición al riesgo y la prima de los seguros.

Según una investigación de la empresa EMC Software Group, en las oficinas se genera el 85% de toda la información registrada en papel a nivel local, y el consumo de papel crece a un ritmo del 20% anual.

De acuerdo a esta fuente, a nivel mundial se estima que las empresas pierden el 7,5% de todos los documentos administrados y que entre el 3% y el 5% son erróneamente archivados. Con regulaciones como Sarbanes-Oxley eso puede ser muy grave para una compañía sobre todo si opera en forma internacional o es una empresa del tipo multinacional.

Por lo tanto, hoy resulta fundamental contar con políticas de administración de archivos que aseguren el cumplimiento de las normas requeridas en cuanto a la retención de los documentos (las ISO/IRAM, por ejemplo). Para ello, es necesario un sistema de administración y procedimiento que asegure el acceso, la guarda y la destrucción de los archivos, de manera consistente, sin importar su formato (papel, digital, magnético, etc), ni su ubicación geográfica.

En la Argentina, la falta de conocimiento y despreocupación que existe en las Pymes sobre el almacenamiento de sus datos, “inclusive en algunas empresas grandes”, es la principal amenaza que soportan sus propios datos.

Una visión repetitiva en las Pymes con respecto a la documentación es de almacenamiento, no de administración y preservación de la información generada por la empresa. La diferencia consiste en lo siguiente:

Administrar “implica poseer un inventario permanente de la documentación histórica ordenada con un criterio lógico de búsqueda (que sirva para ‘encontrar’ la información) y mantenido en el tiempo”.
Preservar “significa contar con una infraestructura de seguridad que permita que la información almacenada se encuentre en el mismo estado en que fue guardada, de forma tal de que pueda utilizarse a la hora de ser solicitada”.

Nuestra experiencia demuestra que esto no está sucediendo debido a que en la práctica este tipo de trabajo no se encuentra dentro de las prioridades de muchas empresas

“Guardar para encontrar”. El almacenamiento de información se justifica en la medida que cuando la pyme precise de la misma, la encuentre y sea utilizable. Cuando la actividad de almacenamiento no forma parte del negocio principal de la empresa, las desventajas que traen aparejadas son, entre otras:

Búsquedas costosas en tiempo y recursos asignados a las mismas. Generalmente se presenta por tener los inventarios de la documentación desactualizados, con diferentes criterios de ordenamiento. Lo importante no es realizar un inventario sino mantenerlo en el tiempo.
Exposición a penalizaciones por parte de los entes que regulan la industria y las oficinas gubernamentales o sentencias desfavorables en juicios contra la empresapor no contar con las pruebas necesarias para una correcta defensa. El hecho de no encontrar en tiempo y forma la documentación expone a la pyme al pago de penalizaciones.

En instalaciones sin estandares apropiados, la exposición a eventos tales como incendio, plagas, robo inundaciones aumenta; los cuales impactan en forma directa con la misión del archivo: la utilización de la información almacenada.
Incremento de costos en los seguros contra incendio. El hecho de no contar con un espacio con los estandares adecuados, incrementa este riesgo dentro de la pyme que no pasa desapercibido por las compañías de seguros.
Espionaje industrial. Está demostrado que las causas mas frecuentes de espionaje se deben al robo de información por parte de los propios empleados de la firma. Una instalación sin acceso
controlado, facilita este tipo de acontecimientos.

Las ventajas son muchas, y, generalmente, a diferencia del papel, que es bien visible, son invisibles al ojo poco experto. Por ejemplo, uno de los casos típicos que se confrontan con la digitalización es que los costos de impresión están diluidos entre varios sectores, por lo cual la empresa carga con el costo real pero no se da cuenta de ello: las impresoras las compra Sistemas, la tinta puede cargarse a Sistemas o al sector y el papel, inclusive, puede ser compartido por diferentes áreas.

Este fenómeno produce que los costos de impresión, fotocopiado, mantenimiento de equipos, etc.  no se perciba. El costo de administración de archivos pasa por las mismas reflexiones: si nadie contabiliza el uso de un determinado recurso físico por unidad de utilización, menos aún puede esperarse que una Pyme haya contabilizado el costo de mantener un archivo físico activo.

Nuestra definición es drástica: si no se puede localizar la información en 20 o 30 segundos, o una imagen de un documento cualquiera tomado al azar, la empresa no tiene archivos activos, tiene archivos “pasivos”, a modo de desván o depósito de papel. De esta forma, si para recuperar un documento dado, debe acceder al “desván” esto consumirá tiempo laboral. De igual forma, y prácticamente en forma empecinada, los empleados mismos vuelven a colocar esos documentos consultados, nuevamente en el “desván”.

La digitalización, los flujos de trabajo, un sistema como el ManagFile convierte los documentos “pasivos” en documentos “activos”, bien resguardados y fácilmente localizables. Toda empresa que se vea reflejada en esta nota debe re-pensar qué está guardando realmente, y cuanto le cuesta todo su circuito documental.

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

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Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

Una alternativa eficiente para toda oficina que no puede prescindir al 100% de los papeles

Las empresas que hoy en día reciben demasiados documentos como parte de sus procesos internos y de terceros ven como un imposible disponer, alguna vez, de una “oficina sin papeles”. Deben, por lo tanto, enfocarse en reducir los documentos en papel como una forma de mejorar los procesos más que como un objetivo en sí mismo. Los procesos de negocio como contabilidad o compras se ven beneficiadas, automáticamente, al disponer en forma online de los documentos que deben manipular diariamente. Es una consecuencia natural que estas Pymes deban trabajar y esforzarse para hacer que la información basada en papel, al menos sobre este tipo de procesos, se incorporen a mecanismos de flujo electrónico de trabajo o, como usualmente se denominan, workflows electrónicos.

Cuál podría ser un buen punto de inicio para comenzar esta transformación? Bien, un buen punto de inicio sería promover que todos los empleados de las áreas mencionadas capturen los documentos en el lugar donde resulte más conveniente y eficiente. Tradicionalmente, el escaneo de documentos siempre fue un proceso centralizado, sin embargo, en ciertos casos, la centralización puede lentificar el flujo de trabajo al forzar a que ciertos sectores queden cruzados de brazos esperando que determinada información sea digitalizada e indizada..

Para poder enfocar un mecanismo distribuido de captura de documentos no es necesario mirar mucho más lejos que un scanner de oficina de alimentación contínua básico, no necesariamente de muy alta velocidad. Estos equipos le acercan al profesional de administración el recurso de la captura de imágenes de documentos sin tener que recurrir a dispositivos ineficientes y lentos como los manuales o scanners planos, a la vez ofrecen un recurso compartido que no demanda la presencia de uno o más empleados dedicados a operar el proceso propiamente dicho de escaneo. Esto implica que si se integra la información capturada en cada puesto de trabajo con un software de gestión documental, los documentos ya quedan integrados dentro de la cadena de flujo de trabajo de la empresa, sin demoras, más allá de algún tipo de procesamiento especial de acuerdo con la índole de la documentación capturada.

Si la Pyme eligió bien a la hora de adquirir estos equipos, habrá elegido algún modelo que tienen capacidad de digitalizar los documentos mediante el accionamiento de un sólo botón, automáticamente, ya que los domésticos solo demandan que el usuario esté al lado del equipo pasando hoja por hoja!  Pueden almacenarse las imágenes capturadas directamente al servidor y así los diferentes usuarios podrán compartir las imágenes de los documentos de todo tipo o, una vez terminado el proceso de captura, acceder a ellos directamente de su puesto de trabajo, tanto para rutearlos al software de gestión documental, anexarlos a correos electrónicos o faxearlos por medio de cualquier software de fax instalado en el servidor principal. Más aún, un documento, al ser digitalizado, puede ser integrado con el ERP instalado lo cual lo vuelve disponible en forma inmediata a todos los usuarios que estén definidos como clientes del ERP, aprovechando al máximo el flujo de trabajo o workflow ya definido dentro de la aplicación. La reducción de papel, en estos casos, es drástica.

Como puede verse, el proceso es muy simple y no requiere conocimientos especiales de parte del profesional de administración y mejora sensiblemente el ambiente de trabajo, tanto desde el punto de vista operativo (procesos) como motivacionales (no es lo mismo atender los requerimientos que pueden ser solucionados sin moverse de la PC que se tiene instalada en el escritorio que enfrentarse diariamente con un escritorio lleno de papeles que nunca se acaban…)

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

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Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

La I Feria del Libro Digital se celebrará en FICOD

La I Feria del Libro Digital se celebrará en Madrid los días 17, 18 y 19 de noviembre en el contexto inmejorable del III foro Internacional de Contenidos Digitales FICOD ’09. Las empresas españolas Bubok y e-Cultura prevén una alta participación de público en la Feria para la que ya cuentan con el apoyo de otras empresas especializadas del ámbito de la tecnología y los contenidos escritos, del que se considera uno de los sectores con mayor futuro de esta era: el libro digital.

Para Ángel Maria Herrera, presidente de la Feria del Libro Digital y director de Bubok, la feria es un paradigma que contribuirá a generar el entorno propicio para impulsar desde nuestro país una industria creciente a nivel internacional en la que los autores y los lectores saldrán favorecidos.

Según Bubok, la primera edición de este evento tiene entre sus principales objetivos mostrar los avances del libro digital en materia de contenidos y de soportes y anticipar los escenarios de futuro, pero también tendrá un marcado carácter educativo y de divulgación de las bondades del libro digital, aún desconocidas para el gran público.

El evento centrará sus acciones en tres vertientes: el actual debate sobre las posibilidades del libro y la prensa digital; la demostración de casos de éxito en diversos talleres liderados por expertos y empresarios; y la exposición de productos y proyectos mediante stands.

La capacidad de generar nuevos servicios a partir de los contenidos digitales escritos y la necesidad de revalorizarlos más allá de la convergencia de soportes es aún una de las grandes asignaturas pendientes de la industria editorial española. Con esta iniciativa, Bubok y e-Cultura pretenden aportar un punto de encuentro visible entre profesionales y público en general con el acento puesto en los autores, los creadores, las editoriales y las empresas proveedoras de soportes y contenidos digitales.

Bubok es una plataforma digital pionera en la publicación y la impresión de libros bajo demanda que ha firmado recientemente un acuerdo con la Biblioteca Nacional para imprimir libros de la Biblioteca Digital Hispánica y se ha unido a Telefónica y al escritor Juan José Millás para acercar la literatura a millones de lectores mediante descargas de microrrelatos desde el teléfono móvil.

El Equipo de MU.

ManagFile-Mercados Unidos, gestión documental para Pymes en Patagonia Argentina

Document Technologies presenta nuevos mecanismos que proporcionan la tecnología necesaria para gestionar documentos de forma digital ayudando en el flujo de trabajo o workflow.

La tecnología y servicio de Managfile facilita almacenar copias electrónicas de todos los documentos necesarios y básicos en la gestión de toda empresa: desde facturas emitidas, facturas recibidas, contratos, tarjetas de visita, órdenes de compra, etc. “Gracias a este nuevo servicio las pymes de la región van a poder agilizar sus procesos de manipulación de documentos, ahorrando un tiempo muy valioso a sus trabajadores a la vez que potencian la seguridad y perfecta organización de sus informaciones y documentaciones”, comenta el Lic. Juan Moratto, Socio Gerente de Mercados Unidos.

Con Managfile, los documentos son digitalizados en el momento de su recepción o a posteriori, dependiendo del tipo y tratamiento de cada documento en particular. De esta forma, cada documento es clasificado según el departamento al que pertenece y según el tipo de archivos que se trate. A continuación, la aplicación informática captura los datos relevantes de cada documento. A partir de este momento, los documentos físicos se destinan a un archivo permanente y sólo se utilizan las copias digitales en el día a día de la empresa. De este modo, la documentación original siempre queda disponible para su consulta y a salvo de cualquier problema del sistema, desastres naturales o humanos, protegiendo la seguridad de la información comercial, de gestión e impositiva.

“Una vez digitalizados, cada empresa podrá enviar al archivo físico permanente los originales, o descartarlos, en caso de que los aspectos legales se lo permitan y utilizar las copias digitales exclusivamente. También podrá gestionar todos los documentos de producción electrónica sin necesidad de pasar por el papel. Es una nueva forma de trabajar mucho más ágil, y sin incurrir en los costos que conlleva el papel impreso” apunta el Lic. Moratto.

ManagFile también permite la funcionalidad que si la empresa genera documentos en formato electrónico, éstos pueden ser incorporados a la base de datos documental junto con los documentos de papel, ahorrando el paso intermedio de digitalización. La base de datos digital es capaz de gestionar cientos de miles de documentos de forma extremadamente ágil y veloz.

Además, la aplicación también es capaz de adaptarse a usuarios móviles ya que se puede tener acceso remoto vía Internet a la base de datos documental. Éste acceso se regula a nivel programa y archivo, por lo que cada usuario sólo tendrá acceso a los documentos de su departamento o sector y a las acciones predefinidas que le fueron asignadas.

PR del 16/09/2009 de Mercados Unidos a e-Document Management Magz. (Vers. Español)

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Preste atención: en qué debe pensar si tiene una Pyme

Generalmente las Pymes tienen una estructura centrada en una especialidad bien definida y clara, ocupando un nicho de mercado que les permite desarrollar sus actividades comerciales, industriales y de gestión con cierto grado de flexibilidad y buen nivel de satisfacción al cliente en la provisión de sus servicios y productos.

Detrás de ellas existe la presencia casi permanente del dueño y del personal en quien se ha depositado la confianza para gerenciarla a través de los años. No es raro que, en sus orígenes la Pyme se haya originado en una habilidad particular que posee el propietario de la empresa. Por ejemplo, una Clínica Médica tiene por titulares a profesionales de la salud, una empresa de construcciones a un ingeniero o arquitecto, un estudio contable a un contador. Usted pensará que esto es obvio y que siempre debería ser así, sin embargo, es suficiente con analizar las empresas de mayor envergadura para descubrir que sus dueños no siempre tienen mucho que ver en su profesión con lo que la empresa hace.

El dueño de un laboratorio medicinal puede ser un inversor, un profesional en finanzas que decidió invertir en ese negocio, una empresa de construcciones puede tener como titular un grupo de inversores integrados con las profesiones más diversas.

Por qué planteo el tema de las profesiones en este artículo? Porque la administración de la gestión de una empresa es un área especializada que muchas veces, el propietario de la Pyme al no estar formado adecuadamente en las áreas de gestión, pasa por alto.  Sin embargo, la realidad existe aunque no tomemos conciencia de ello, aunque no le prestemos atención.

Entre las cosas en las que debe pensar el propietario de una Pyme es que uno de los activos de la empresa (aparte de las máquinas, equipamiento, experiencia en diferentes trabajos y proyectos, instalaciones) son los DOCUMENTOS. Sin DOCUMENTOS la empresa, de cualquier tamaño, NO EXISTE.

En realidad, existe, pero si desaparecieran por una razón dada toda su documentación relevante, impositiva, legal, contable, administrativa y técnica, prácticamente toda la Pyme debería encarar un proceso de reconstrucción en lo que pareciera que se está trabajando “en nada” y en realidad se está trabajando “en todo”.

Sin Documentos, una empresa no existe. Una empresa que administra y mantiene en forma adecuada toda su documentación: existe. Alguien podría concordar o no con este concepto.

Veamos un caso interesante que tuvimos que resolver a través de la Gestión Documental. Una Pyme que produce artículos deportivos “a medida” con demanda específica e internacional manejaba en forma inadecuada sus datos documentales. Sus propietarios son profesionales de la especialidad de la empresa, fundamentalmente artesanal y llevaban todos sus registros en papel y en forma poco ordenada. El concepto de los propietarios era que el valor propiamente dicho de la empresa estaba en su cartera de clientes que ya los conocían y en su reconocimiento a nivel internacional, con lo cual no debían prestar atención al tema documental.

Hasta que se les destruyó por la humedad (esta empresa está en Buenos Aires) un conjunto de archivos en papel que colectaban información de cientos de clientes dispersos en todo el mundo.

La resultante es que perdieron un activo. En realidad se dieron cuenta cuando varios clientes comenzaron a llamar para hacer pedidos basados en pedidos anteriores, cuyos detalles técnicos habían desaparecido y había que volverlos a solicitar con el consiguiente deterioro de la imagen comercial de esta empresa. Bien, es así. La documentación es un ACTIVO MÁS DE TODA EMPRESA.

Puedo tener una empresa sin infraestructura? SI, puedo tercerizar el 90% de mis servicios y tener un excelente sistema de gestión de clientes y un excelente sistema de gestión interna junto con un adecuado sistema de gestión documental y la empresa podrá funcionar en forma exitosa y ganar millones. A pesar de no tener infraestructura.Y puedo ser una empresa constructora, metalúrgica, farmacéutica, etc.

Puede ocurrir lo mismo a la inversa? Tener infraestructura pero sin gestión? Rotundamente NO. Imagine que su responsable de ventas o usted mismo pierde su celular, su agenda y se rompe el disco de su PC en donde tiene almacenados y respaldados todos sus contactos, conversaciones y documentos.

Todos los documentos son activos de la empresa. Al igual que los datos informáticos de su empresa y de sus activos físicos, debe usted reconocer ya la importancia estratégica que conlleva la administración de sus activos documentales.

De allí que el objetivo de los sistemas y servicios de Gestión Documental no es el de, solamente, eliminar y organizar el papel, sino el de administrar y gestionar todos los documentos de la organización, por grande o pequeña que fuere, tanto la documentación generada por las PC como todos los archivos en papel. Esta es la razón más importante para implementar un sistema de Gestión Documental.

En el pasado, la Gestión Documental, era sinónimo de administrar documentos luego de que eran escaneados en una PC. Hoy esto cambió, este concepto abarca una gran variedad de tecnologías, los documentos que han sido escaneados para crear imágenes digitales, tecnologías de flujo de trabajo -que cada empleado vea y acceda a lo que tiene permitido y que necesita para llevar adelante sus tareas de la forma más eficiente posible, y contenidos capturados directamente desde los sistemas de gestión sin pasar jamás por una impresora.

El sistema ManagFile, luego de 15 años de madurez capta esta problemática y la resuelve al 100%.

Imaginó que los escritorios de la administración podían estar vacíos de papeles? Y sin embargo todos esos documentos están mejor resguardados y accesibles que si estuvieran en papel?

Deseó no tener que imprimir más o, al menos, la mitad de lo que se imprime actualmente?

Deseó que sus empleados no estén dando vueltas buscando carpetas, facturas, remitos, y demás documentos cuando los podrían tener (o deberían) directamente en la pantalla de la PC que tienen a la vista?

Imaginó poder atender un llamado telefónico de su casa, revisar un contrato desde su PC y dar una respuesta en forma inmediata?

Imaginó que frente a una pérdida, sustracción o alteración de documentación, ni siquiera se preocuparia porque toda la documentación está perfectamente resguardada en imágenes en un CD en una caja de seguridad?

En esto debe pensar, y también en todo lo que desee que se haga realidad.

Comuníquese con nosotros, gane en tranquilidad y en eficiencia. Comuníquese hoy para poder comenzar a ahorrar dinero desde todos los flancos: impresiones, pérdida de clientes, clientes más contentos por recibir respuesta inmediatas, y toda su gente trabajando a pleno.

Cordialmente,

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

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La pelea por la digitalización de libros llegó a Europa

La iniciativa Google Books genera posiciones divididas entre los países del Viejo Continente; empresas como Amazon, Microsoft y Yahoo! se oponen a la propuesta

La batalla por el futuro de la comercialización de los derechos de libros digitalizados también se libra en Europa. El millonario acuerdo para el escaneado de libros firmado en 2008 entre los editores y autores de Estados Unidos y Google ha suscitado un acalorado debate en el Viejo Continente. Ese acuerdo aún debe ser aprobado el 7 de octubre, por la juez federal neoyorquina Denny Chin.

Para unos, el proyecto de Google Books supondrá un monopolio de facto del buscador sobre la explotación electrónica de millones de obras. Para otros, una preciosa oportunidad para difundir el saber a todo el globo.

La Comisión Europea convocó a una reunión en Bruselas para examinar en detalle el impacto de este intrincado mecanismo legal que supone la creación de un registro universal de obras. Mediante ese procedimiento se regularía el reparto a todo el mundo del dinero que generen las futuras ventas online. ¿Cuánto de ese dinero acabaría en manos del gigante informático, y cuánto en las de los autores y editores? Por el momento, el mecanismo está limitado a Estados Unidos. El plazo para que los autores y editores se autoexcluyan de dicho pacto venció el pasado viernes.

En Europa, Alemania lleva la voz cantante entre los detractores. Berlín considera que el pacto es contrario a sus leyes y a las iniciativas públicas para crear bibliotecas digitales mundiales no comerciales, como es el caso de Europeana, el proyecto de digitalización europeo. “Esperamos que el tribunal rechace el acuerdo o que al menos retire del mismo a los autores y editores alemanes”, declaró el martes la ministra germana de Justicia, Brigitte Zypries.

De esta forma, Berlín envió un escrito al juez neoyorquino que instruye el caso. La reacción del Gobierno alemán se corresponde con el recelo que el acuerdo ha suscitado entre los intelectuales de aquel país, que el pasado mes de abril firmaron el llamado Manifiesto de Heidelberg.

El Gobierno alemán ha sido el único hasta el momento en oponerse al acuerdo. Aunque en Francia , su Biblioteca Nacional, locomotora hasta la fecha de Europeana, ha sorprendido al respetable anunciando hace unos días su intención de cooperar con Google. El Gobierno francés se ha dado un plazo de dos meses para decidir si da su plácet a dicha colaboración.

Una treintena de grandes bibliotecas del mundo, entre ellas varias españolas, ya digitalizan sus fondos dentro del programa de Google. La última en expresar su interés en sumarse al proyecto ha sido la Biblioteca de Florencia (Italia). Será un alto cargo del Ministerio de Cultura italiano quien deba decir si comienza el escaneado, de la mano del gigante informático, de 300.000 obras que van desde el año 400 al 1870.

En el seno de la UE, el proyecto de Google cuenta con la simpatía de la comisaria para la Sociedad de la Información y los Medios de Comunicación, Viviane Reding

“Entiendo los miedos de muchos editores y bibliotecas europeas respecto al poder de Google en el mercado; pero también comparto la frustración de muchas compañías de Internet que desearían ofrecer interesantes modelos de negocio en este campo y no pueden por la fragmentación del sistema legal europeo”, declaró Reding en una conferencia en julio.

El panorama en España es incierto. El Gobierno no sabe, o no contesta. Tampoco se ha producido una movilización similar a la de los intelectuales alemanes. “No sé si por falta de interés. Quizá hay países donde están más organizados”, señala por teléfono Magdalena Vintent, presidenta de la Federación Internacional de Entidades de Gestión de Derechos de Reproducción, que también dirige CEDRO, la rama española de dicha organización. Vintent, que acudirá a Bruselas, subraya que estos organismos están informando a sus socios (autores y editores) del contenido del acuerdo. También están tratando de garantizar que quienes quieran darse de baja o realizar ulteriores reclamaciones económicas puedan hacerlo.

El responsable del buscador de libros de Google en España y Portugal, Luis Collado, insiste en que el pacto de Estados Unidos no supone exclusividad. “Cualquier otro particular puede firmar un acuerdo similar”, señala. Collado subraya que es necesario separar lo que está ocurriendo en Estados Unidos del proyecto general de Google para la digitalización de libros. “Son dos cosas distintas. La cuestión, en Europa, es qué hacer con todos esos libros que están fuera del ámbito comercial”. No obstante, la compañía estadounidense nunca ha negado su intención de extender a Europa el modelo estadounidense, si se dan las condiciones.

El tire y afloje iniciado hace tiempo en Estados Unidos se ha convertido, más bien, en un “todos contra Google”. La última empresa en unirse al coro de detractores del acuerdo es Amazon. Ese inmenso supermercado online ha presentado esta semana en los juzgados una petición para que la juez Denny Chin, que instruye el caso, detenga el acuerdo, porque lo considera “una versión en alta tecnología de esos pactos de desván de los que se nutren las pesadillas monopolísticas”.

Amazon, junto con los otros dos grandes rivales de Google en el mercado de las búsquedas online, Yahoo! y Microsoft, pertenece a la Open Book Alliance , una agrupación creada el mes pasado para canalizar la oposición a Google Book Search . A esa iniciativa se han ido uniendo todo tipo de entidades, desde la Asociación de Bibliotecas de Nueva York hasta la principal agrupación de escritores de ciencia ficción, a la que pertenecen unos 1500 autores.

El plazo para presentar alegaciones ya terminó. El caso lo tiene la juez Chin, que deberá decidir si le da la aprobación final al acuerdo. Google se ha comprometido a pagar 90 millones de euros a las editoriales a cambio de los derechos para escanear los libros. Según la propuesta, esa empresa ofrecería los libros escaneados de forma gratuita en bibliotecas y cobraría por el acceso completo a esos volúmenes en la Red, pagando un gran porcentaje de sus beneficios a los autores. Además, el pacto es no exclusivo, por lo que otras empresas podrían llegar a acuerdos similares.

La Asociación de Escritores salió ayer en defensa de Google. En una carta abierta, criticó la “impresionante hipocresía” de Amazon, una empresa a la que le atribuye un control casi total y férreo del mercado de los libros en Internet. “Amazon no necesita preocuparse, de verdad: este acuerdo es sobre los libros que están fuera de impresión. Su control de la distribución online de libros en imprenta, desafortunadamente, parece garantizada”.

Fuente: El Pais, SL

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5 claves de mejora continua en el ciclo de vida de los procesos

Abstract

En el presente documento no vamos a hablar de los múltiples beneficios que aporta la gestión y automatización de procesos, ni de la importancia que tiene para mejorar la competitividad y productividad empresarial, ni de suites o aplicaciones de software, sino de las claves genéricas que  deben  tener  en  cuenta  todas  aquellas  organizaciones,  de  cualquier  sector,    que  se embarquen en un proyecto de mejora de procesos de negocio.

5 claves de mejora continua en el ciclo de vida de los procesos:

Hoy en día es vital para las empresas considerar una metodología de mejora continua que les permita tener un modelo de negocio sostenible y rentable, sobre todo teniendo en cuenta el entorno cambiante y competitivo al que se enfrentan.

Para que esta metodología de mejora sea eficaz, es necesario considerar los procesos de la empresa como palanca para el análisis y optimización del funcionamiento de la misma. El simple hecho de modelar y analizar los procesos (entradas, salidas, participantes, actividades, flujo  de  información,…)  posibilita  determinar  donde  existen  puntos  de  mejora  (cuellos  de botella, tiempos muertos, desigual reparto de carga,…).
Además, mediante el conocimiento de los procesos será más sencillo determinar a quienes van a afectar los cambios asociados a las mejoras, facilitando la introducción y comunicación de dichos cambios. Es decir, hablamos de utilizar los procesos como base para la Gestión del Conocimiento y del Cambio.

Como claves para la mejora continua en el ciclo de vida de los procesos, que hay que tener en cuenta  antes  de  iniciar  un  proyecto  de  automatización  y  gestión  de  procesos:

1.- Organizar un equipo interdisciplinar  y clave en la empresa. Unir a los usuarios de negocio con los usuarios técnicos.

El conocimiento de los procesos suele estar en diferentes personas que participan de diferente forma, ya sea como proveedores o clientes, como ejecutantes o como soporte a la ejecución.

Los procesos no se circunscriben a un área específica, sino que suelen tener una orientación transversal.

Para poder hacer un análisis correcto del proceso se necesita disponer de toda la información, tanto a nivel de negocio cómo a nivel técnico, pudiendo así determinar todos los factores clave: qué inicia el proceso, qué se debe obtener, qué áreas/personas participan, qué pasos se deben dar, qué reglas marcan el camino a seguir, qué aplicaciones informáticas se utilizan, cuál es el flujo de información, qué indicadores se deben tener en cuenta, etc.

Es vital conseguir que todos los participantes hablen el mismo lenguaje, para poder así
asegurar que todos van a buscar los mismos objetivos, disminuyendo así el gap que se suele dar entre los intereses de la parte de negocio y la parte técnica. Así conseguiremos tener todos los procesos adecuadamente identificados, entendidos y consensuados.

2.-  Analizar  y  modelar  correctamente,  haciendo  simulaciones  y estimaciones en una herramienta que se  integre o  que permita exportar con tu motor de ejecución de procesos.

Una vez que hemos definido quién debe aportar información, se lleva a cabo el modelado y análisis  del  proceso.  Para  llevar  a  cabo  la  modelación  se  pueden  considerar  múltiples herramientas,  desde  las  más  básicas  de  Office  como  Power  Point,  a  herramientas  más especializadas como Visio o herramientas concebidas totalmente para esta fase como Aris o Adonis. El utilizar una notación como BPMN puede facilitar el establecimiento del lenguaje común para todos los participantes.

Mediante la coordinación de diferentes grupos de trabajo se obtiene y organiza la información, disponiendo así del flujo que representa el proceso y de toda la información necesaria para un correcto análisis del mismo.
Si se dispone además de información relativa a tiempos y costes y la herramienta utilizada para la modelación lo permite, se pueden llevar a cabo simulaciones de diferentes escenarios que determinen la diferencia a nivel de eficacia y eficiencia que se puede conseguir pasando del proceso “AS IS” a un hipotético proceso “TO BE”.
Si la herramienta además dispone de funcionalidades de documentación, se pueden exportar diferentes formatos (HTML/doc/XPDL/…) que servirán para generar documentación relativa al proceso para así poder publicarla, por ejemplo, en una intranet, o para llevar la información del flujo  a  un  motor  de  ejecución,  paso  que  asegura  una  mejora  radical  del  proceso  y  la estandarización del mismo.

3.-    Importar    ese    modelo    al    motor.    Realización    de    pruebas, mediciones, detección y corrección. Integración con los sistemas y ejecución. Documentación.

Importando el modelo al motor, se trae toda la lógica del proceso (roles, pasos, acciones,…). En  este  punto  se  completan  todos  los  parámetros  necesarios  para  la  automatización  de proceso, cómo reglas dinámicas de asignación, datos que se van a manejar, reglas de negocio a considerar para la automatización de ciertas decisiones, integraciones a abordar para el intercambio de información con las aplicaciones necesarias, alarmas e indicadores que servirán para el control del proceso…

Cuantas más labores se puedan llevar a cabo mediante configuración sin tener que programar, más fácil será seguir aplicando el concepto de mejora continua gracias a la flexibilidad y agilidad que se tendrá para abordar cambios continuamente.

Mediante las pruebas necesarias se comprueba que el flujo ha quedado bien establecido, tanto a nivel de participantes como a nivel de flujo de información a manejar y pasos a dar.

4.-    Monitorización    y    auditoría    de    procesos.    Análisis    de    la
información generada con los grupos de trabajo.

La automatización supone un gran beneficio a dos niveles: por un lado facilitando el trabajo a todos los participantes del proceso, ya que sabrán en todo momento qué deben hacer, cuándo, cómo y con qué información, y por otro lado a nivel de gestión, ya que se dispondrá de la información necesaria para poder tomar decisiones óptimas basadas en hechos.

El  utilizar  esta  información  de  forma  correcta  y  compartiéndola  con  todos  los  afectados, motivará la generación de sugerencias para llevar a cabo cambios que mejoren el proceso y que permita su adaptación a las necesidades existentes en cada momento.

Cuánto más fácil sea el acceder a la información tanto del comportamiento del proceso a nivel global como al de cada una de las instancias lanzadas del proceso, más acordes podrán ser las decisiones a tomar.

5.- Adaptación de los modelos originales a los resultados obtenidos.

Partiendo del conocimiento del que se dispondrá por el simple hecho del modelado y análisis del  proceso,  y  teniendo  un  control  total  sobre  el  mismo  gracias  a  la  automatización (indicadores, trazabilidad, …) podremos fácilmente decidir qué es lo que hay que cambiar para buscar la mejora, con lo que adaptaremos el modelo original según las mejoras que se hayan definido.

Una buena lógica es cuando se determinan diferentes posibles mejoras, priorizar las mismas considerando análisis de beneficio-coste, aunque la automatización haga que el coste del cambio siempre sea menor.

Basarse en estos 5 principios y en una correcta gestión del conocimiento y una correcta gestión del cambio asegurará el éxito en la gestión del ciclo de vida de los procesos.

Domingo García Caro

Polymita Technologies

info@polymita.com

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