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6 octubre, 2008

Digitalización de Documentos, Scanners y Gestión Documental

Siempre me atrajeron los scanners: transferir cualquier cosa impresa en una hoja de papel, texto o imágenes a una computadora, era un proceso casi mágico y si, además podía distribuir esa imagen entre múltiples usuarios a la vez, el documento o formulario en papel se transformaba, automáticamente en una “unidad de información compartida”.

La raiz del asunto hay que buscarla en el concepto de datos digitales: la información que maneja una computadora es siempre digital: todos los caracteres, alfabéticos, numéricos o especiales, son convertidos a números, todo aquello que no es digital, no puede ser procesado por una computadora. De aquí partió la clasificación de “datos estructurados” y de “datos no estructurados”. Los datos estructurados son los que habitualmente manejamos en una PC: planillas de cálculo, documentos electrónicos de cualquier tipo, archivos de datos contables, por ejemplo, mientras que los datos “no estructurados” son, generalmente, las imágenes y aquellos conjuntos de datos no procesables ni manipulables como para ser transformados en información.

Hasta aquí todo claro. Pero la mayor parte de la información que manejamos cotidianamente está en papel por lo cual siempre percibí que la computadora tenía un alcance limitado, ya que si bien era capaz de procesar datos a una velocidad impresionante, alguien los tenía que ingresar previamente a través de un teclado, caso contrario, el resto ingresaba a la categoría de “dato no estructurado” y pertenecía a un mundo separado de la informática. Un mundo demasiado cerca de la realidad: documentos en papel, legajos, documentos firmados, constancias, fotografías, catálogos, folletos, formularios impresos, pre-impresos, tickets, tarjetas, y un largo etcétera.

Recuerdo cuando comencé a trabajar en el entorno gráfico, a mediados de la década de los 80, con los programas Ventura Publisher y el recién creado Pagemaker. A nivel diseño: excelente, pero necesitaba algo más, integrar imágenes, fotografías, logotipos, y todo ello residía en papel. La única alternativa era recurrir a un nuevo aparato que se denominaba “Scanner”, un dispositivo que permitía convertir los caracteres gráficos o impresos a formato digital, un formato compuesto por números dentro de una computadora. Pero los inconvenientes no eran pocos.

Los scanners disponibles en la Argentina costaban aproximadamente u$s 9000 a u$s 12.000, los más comunes eran los Microtek y los Sharp con una resolución no superior de los 300 puntos por pulgada “dpi, dots per inch” (todavía no existía la interpolación digital) y eran espantosamente lentos. Desde la década de los 70 ya se habían inventado los scanners para leer códigos de barras, pero solo servían para ese fin, recién comenzaban a surgir los scanners con tracción de hoja de papel (los del tipo de rodillo) los cuales fueron incorporados con mucha rapidez al mercado dando origen a otro dispositivo: el fax, capaz de enviar texto e imágenes residentes en una hoja de papel a través del teléfono a cualquier lugar del mundo (realmente el fax es un scanner acoplado a un teléfono y a un modem de comunicaciones). El scanner incorporado en un fax no superaba los 150 puntos por pulgada de resolución, sin embargo, muchas veces scaneé con un fax, otra alternativa no tenía.

Mis horas interpolando, retocando y enmascarando imágenes manualmente con un scanner que una empresa me facilitaba, me permitió conocer a fondo los trucos y secretos que encubría el sofisticado aparato. El progreso tecnológico hoy nos evita todas estas cosas. Cualquiera que lo necesite puede tener un scanner de mesa con una resolución de altísima calidad fotográfica y capturar lo que desee en una fracción de tiempo que tomaba en aquellos primeros scanners. Actualmente es posible editar un catálogo profesional sin mayor dificultad que aprender uno o dos programas de digitalización (así se denomina al proceso de scaneado propiamente dicho, lo cual significa “convertir en dígitos algo que está originalmente codificado en algún otro protocolo o formato”).

Si bien los tiempos cambiaron, existen algunos problemas que siempre seguirán vigentes y no están relacionados con la tecnología propiamente dicha. Tenemos el scanner, su costo es relativamente accesible, su uso es poco complicado, la integración con la PC, con los programas de edición de imágenes y formatos múltiples en los que se puede convertir la imagen no presentan inconvenientes, los scanners son rápidos, las PC también y sobra espacio en disco.

Analicemos el problema desde 1985 y veremos algunos de los inconvenientes que tenía. Usé todos los scanners que tuve al alcance de la mano: planos de 300 dpi, manuales de 300, 600 y 1200 dpi, planos hasta el rango de los 9600 dpi, de produccion tipo E de página ancha, y por último, con alimentadores automáticos de papel o document feeders, simplex y duplex, aquellos que digitalizan ambas caras del papel en forma simultánea, automática, con alta resolución y a mucha velocidad.

Sin embargo el problema persistía: la administración, uso, organización y clasificación de los archivos que contenían las imágenes. Las aplicaciones de los scanners eran específicas y para usos especiales: diseño gráfico, captura de planos, captura de fotografías y documentos con valor contable y legal. Era difícil concebir una solución para reemplazar todos los documentos en papel por imágenes digitalizadas en toda una oficina o, más aún, en toda una empresa. ¿Por qué? Porque todo lo digitalizado, como comenté antes, pertenece al mundo de los datos no estructurados, su procesamiento era difícil, su identificación, recuperación y distribución entre todos los que necesitaban un documento dado, aún más.

Pero esto también cambió.

En nuestra consultora prácticamente no utilizamos el papel, todos los folletos, manuales técnicos, tarjetas de presentación recibidas, las pocas notas que escribimos manualmente, constancias, facturas de impuestos y de servicios, están digitalizadas, almacenadas en disco y son enviadas por e-mail y compartidas por todos. Inclusive llevo en mi maletín un scanner portátil, que me evita sacar fotocopias o transportar papel, ya que digitalizo todo al momento conectándolo directamente a un puerto USB de mi laptop. Es reconfortante pensar que en un CD común caben casi 25.000 páginas de texto y en un DVD, cinco veces más.

Con este panorama era esperable que surgiera una solución al problema antes mencionado y la solución la brindaron los Sistemas de Gestión Documental o, en inglés, Document Management Systems.

Estos sistemas son aplicaciones de software que cumplen varias funciones integradas: capturan los documentos en papel, a la vez de colectar una variedad de archivos electrónicos (documentos elaborados en procesadores de texto, planillas de cálculo, etc.) suministrando facilidades de almacenamiento, recuperación, seguridad y archivado de estos documentos “virtuales”. El problema estaba resuelto.

El proceso comienza con la conversión de los documentos en papel llevándolos a archivos electrónicos. Esta conversión elimina la mayoría de los obstáculos creados por el papel: procedimientos de fotocopiado, re-impresión o duplicación de documentos, lentitud en su distribución, originales perdidos o mal archivados y los inconvenientes generados por el archivado de documentos fuera del lugar donde se necesitan para su manipuleo operativo.

En síntesis, la digitalización de documentos dejó de ser un trabajo sofisticado, reservado a los especialistas en el manejo de scanners y softwares de imágenes y su aplicación en toda la empresa se hizo realidad al desarrollarse sistemas de gestión de documentos electrónicos capaces de “virtualizar” la información existente en papel de toda una empresa.

Estos sistemas tienen cinco componentes básicos: herramientas para capturar e importar documentos a una base centralizada, un método para almacenar y archivar documentos, herramientas para indexar y localizar documentos en tiempo real, inclusive por Web, herramientas de distribución para exportar los documentos de la o las bases de datos y seguridad para proteger los documentos de accesos no autorizados.

Lic. Juan Moratto

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental


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