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27 diciembre, 2008

Adiós al papel: la digitalización en España – Reporte –

Filed under: e-Business, Gestión Documental — Etiquetas: , — Vigilancia-Online @ 1:04 pm

El papel se ha convertido en un lastre para las empresas, que cada vez soportan peor el peso de archivos compuestos por soportes que ocupan más de la cuenta. Sin duda, esta pesada carga afecta a la competitividad y la eficiencia de las entidades españolas, dos de sus asignaturas pendientes más antiguas. La optimización de recursos es vital para impulsar un negocio, ya sea desde el punto de vista externo o interno. En este sentido, la gestión de los documentos de una empresa es un proceso clave para la consecución de importantes mejoras en el apartado de la productividad. Y, si esa gestión documental se realiza en soportes digitalizados, se abre un nuevo mundo de oportunidades para gestionar toda la información y documentos con una eficiencia que el papel nunca conseguiría.

La posibilidad de conservar, realizar búsquedas y consultas, distribuir y almacenar los archivos digitalizados supone un considerable avance. Por no hablar de la digitalización de facturas y otros documentos fiscales de las empresas. Hasta hoy, se trataba de un tema sin legislación o regulación alguna. Mediante la nueva Orden EHA / 962 / 2007, se establecen los requerimientos a seguir para digitalizar de forma certificada todas las facturas y demás documentos fiscales con valor legal. La gestión de toda esta base documental en soporte electrónico se impone como una gran oportunidad de mejora e, incluso, de negocio.

Optimización de recursos

La digitalización de facturas y otras estancias fiscales es un proceso por el que un documento físico transmite su validez legal a una imagen fehaciente del mismo, digitalizada y gestionada por un sistema homologado. A partir de ese momento el original impreso puede ser destruido. Y es que, una vez alcanzada la digitalización, el papel ya no tiene sentido. Otro de los aspectos relevantes es la seguridad. El tratamiento de la información exige trabajar con sistemas que garanticen, más allá de la fidelidad respecto al documento original, la inclusión de firma electrónica, así como la creación de ficheros que contengan datos de control para evitar cualquier manipulación.

La gestión documental ha ido ganando importancia en las organizaciones a medida que iban creciendo los volúmenes de datos no estructurados, se sofisticaban los formatos de los archivos y la presión normativa exigía una mayor transparencia y control respecto a los documentos que genera y maneja una empresa. Ya sea con un sistema propio o a través de uno externalizado, la gestión documental empieza por la captura o indexación de los documentos y acaba en su búsqueda y archivo a través de una solución dividida en componentes de software de servicios de consultoría e integración, y un hardware específico.

En materia de seguridad, los desarrolladores de las soluciones de digitalización afrontan el reto de crear hardware y software que aporte fiabilidad a los procesos. También surgen nuevas oportunidades relacionadas con la mejora de los canales por los que transcurre la información, con una simplificación de los procesos de cara a los usuarios, administraciones y compañías. “Los departamentos encargados de gestionar los documentos dentro de cada una de las organizaciones desarrollarán nuevos sistemas de trabajo. Los procesos de digitalización mejorarán notablemente su eficiencia en la consulta de expedientes y agilizarán su trabajo, ya que la digitalización permite la consulta simultánea de documentos”, analiza Arjan Sundardas, director del Servicio de Certificación de los Registradores (SCR), sociedad que desarrolla aplicaciones que hacen uso de los certificados emitidos por la autoridad de certificación de firma electrónica del Colegio de Registradores.

Ventajas

Una de las principales ventajas del empleo de archivos y documentos digitalizados es la reducción y uso más eficiente del espacio –amén de la problemática medioambiental–. El papel aumenta los problemas de seguridad y de gestión producidos por el archivo de documentos en este soporte. Los digitalizados, en cambio, pueden ser localizados en segundos, además de que no se deterioran y su seguridad es mucho mayor, ya que se pueden establecer permisos de acceso muy restringidos y avanzados. La gestión es mucho más eficiente, debido a que los procesos de entrada están automatizados, lo que, además, libera de trabajo manual extra a los empleados de una empresa. De ese modo, se consigue reducir el tiempo de respuesta y se elimina en gran medida el número de errores. Por lo tanto, la digitalización no sólo de facturas y demás instancias fiscales, sino también de cualquier tipo de documentos, facilita una optimización de la organización de los archivos; evita la duplicidad; otorga una mayor seguridad a los ficheros; ayuda a la conservación del medio ambiente –puesto que se elimina el uso irracional del papel–; y todo ello dentro de un proceso que ahorra costes y, sobre todo, tiempo.

A esto hay que añadir las grandes ventajas y beneficios que la digitalización supone para el canal de distribución. Se trata de un nuevo mundo de oportunidades. Y es que, cada vez más, las empresas tienen presente la necesidad de racionalizar los recursos de impresión, por lo que para ellas es más que conveniente emprender políticas novedosas de gestión documental sólidas y eficientes. Esta implantación supone una apertura de negocio que responde a una necesidad a corto y medio plazo. Y es que, al ofrecer aplicaciones de gestión documental, se consigue no sólo fidelizar a un cliente, sino, además, posicionarse como socio tecnológico y no como un simple proveedor.

Situación en España

La tendencia que muestra el mercado actualmente es que se ha superado la reticencia inicial a la externalización de procesos. Lo que se busca es minimizar los tiempos y ganar el máximo de eficiencia operativa. El outsourcing ofrece mejoras continuas en la gestión de la información, disponiendo de unos centros de digitalización y proceso en ubicaciones remotas con costes muy asequibles tanto de almacenaje como de mano de obra, entre otros. Nunca antes se pudo decir que el papel tiene los días contados. La gestión de documentos en formato digital, ya sean facturas o cualquier otro tipo de ficheros, ofrece una cantidad de ventajas y oportunidades que las empresas no deberían pasar por alto: empleados y procesos más eficientes, procesos más ágiles, clientes más satisfechos… La Administración Pública ya ha dado buena cuenta de ello y por eso ha impulsado este tipo de soluciones a través de la nueva legislación que regula la certificación digital de documentos fiscales. La implantación de un sistema de gestión documental de información digitalizada promueve un entorno que impulsa la productividad y la eficiencia con resultados inmediatos que, como poco, benefician y ofrecen grandes oportunidades de negocio.

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

Fuentes:  para la elaboración de este análisis se tomaron en consideración informes de la CNN, TCN News y Colegio de Registradores de España

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