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22 febrero, 2009

LA INFORMÁTICA EN LAS PYMES: BARRERA A LA CRISIS

Filed under: Informática y Empresa, Tecnología Informática — Etiquetas: , , , , , — Vigilancia-Online @ 10:00 am

Toda crisis económica paraliza, quitándole a las Pymes su arma más poderosa: la flexibilidad. La informática permite reducir la incertidumbre, principal factor causante del miedo a seguir adelante.

Crisis, en nuestro idioma, no necesariamente conlleva un significado negativo. Podríamos expresar que se refiere a un punto de inflexión en un proceso, cuyo resultado se encuentra teñido de un alto grado de incertidumbre: ocurre algo decisivo, sobre lo cual no conocemos sus resultados o consecuencias y para el cual, generalmente, no estamos bien preparados.

rio_negro_pymesLo más habitual es que el emprendedor argentino se quede quieto frente a la incertidumbre y actúe recién cuando está seguro que lo que va a hacer le va a redituar una ganancia concreta y medible, sin riesgos. El problema de esta actitud es que agrava la situación: la crisis avanza en el entorno circundante y nosotros la introducimos cómodamente en nuestra empresa al no actuar. Como consecuencia, las cosas empeoran y hasta se detienen iniciativas, algunas muy acertadas, que podrían generar alternativas rentables válidas para la supervivencia.

El foco, hacia fuera de la empresa, debe estar en la retención y expansión de la cartera de clientes y, hacia adentro, en una reducción de los costos fijos de infraestructura y la  linealización de procesos incluyendo la obtención de insumos en condiciones de compra más adecuadas a las circunstancias.

Para ello la informática es imprescindible y ofrece alternativas con rápido recupero de lo invertido facilitando ahorros en el corto plazo. Para el software podemos recurrir a los denominados “de código abierto”, gratuitos y probados; reaprovechar PCs  que estimamos obsoletas, reducir los costos en comunicaciones, reducir en un 80% las impresoras y sus costos de mantenimiento y operación; virtualizar servidores, potenciar nuestro sitio Web e instalar herramientas para mejorar la relación con los clientes y prospectos.

Veamos algunas de estas facilidades.

Ahorro de licencias con alternativas tipo “Open Source”: para evitar la compra de software de oficina licenciado puede instalarse en todas las PCs, la familia OpenOffice, excelente reemplazo del conjunto de herramientas Office de Microsoft, con total compatibilidad. Reemplazar Windows por Linux hoy es más que una alternativa, es lo más recomendable, evitando problemas de software legal.

Aprovechamiento de equipos obsoletos: los equipos PC deben renovarse cada 4 o 5 años, sin embargo los equipos antiguos pueden aprovecharse si están en red mediante la técnica denominada “Terminal Server”, transformándolo en una terminal “boba” pero con buen rendimiento y capacidad de disco solo limitada por el servidor.

Comunicaciones Gratis: mediante VoIP (telefonía a través de Internet) se logra una sustancial reducción en los costos de comunicaciones. Demanda una inversión inicial que se recupera en poco tiempo y es ideal para las empresas que tienen depósitos o sucursales para comunicarse en forma gratuita y disponer de un conmutador telefónico con prestaciones de equipos convencionales a una fracción de su costo.

Reducir el mantenimiento, compra e insumos de impresoras: mediante un sistema de gestión documental que permite, a diferencia del simple scaneo de documentos, eliminar impresoras, mantenimiento, insumos, papel, recuperar espacio físico de archivos para destinarlo a otros fines y aumento de la productividad del personal administrativo en un orden del 50% como mínimo.

Virtualización: si se requieren más prestaciones del servidor, antes de comprar otro nuevo, se puede aplicar la técnica de Virtualización  la cual consiste en disponer de más de un servidor virtual (no real) funcionando sobre un único servidor físico.

Sitio Web Comercial: los clientes son la piedra angular de toda empresa. La puesta en marcha de una web representa una fracción del costo invertido en publicidad y sus beneficios son destacables: expansión del área de influencia, operación en modo prácticamente automático, información demográfica y económica de los prospectos, aparte de brindar servicios de gestión e información a los clientes actuales de manera automática

Si ya dispone de un sistema de gestión integral, de un ERP, es recomendable incorporar un sistema de administración de clientes –o CRM-. Estos sistemas gestionan con un máximo de control a prospectos y clientes complementando cualquier mesa de ayuda o atención telefónica. La integración entre un ERP y un CRM se convierten en una dupla imbatible al ordenar los procesos internos y proveer información imprescindible tanto para la gestión de compras y de ventas como para facilitar la toma de decisiones sin demoras

Estas medidas no solamente ayudan en tiempo de crisis a profesionalizar su sistema informático a bajo costo, sino que, luego de la tormenta, su empresa dispondrá de una infraestructura informática óptima para seguir avanzando a paso firme.

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

Nota Publicada en Diario Rio Negro Diciembre/2008

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