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25 abril, 2009

Wikipedia y la Gestión Documental – I

Filed under: Gestión Documental — Etiquetas: , , , — mercadosunidos @ 9:00 am

Totalmente esclarecedor resulta el artículo publicado recientemente en la wikipedia sobre Gestión Documental, sobre todo respecto al alcance conceptual de esta disciplina como sus similitudes y diferencias con los términos empleados en la literatura en inglés.

El concepto de archivo, registro, gestión documental, calidad, etc. quedan palmariamente expuestos en esta nota.

Introducción

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de “documentar” o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

Desarrollo de la gestión documental

Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa.

El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.

Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

Diferencias de terminología entre el inglés y el español

Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término “documento de archivo”, que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records management se está refiriendo a la gestión documental… de documentos de archivo específicamente. Pero por otro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente “archivo histórico”, mientras que en español el “archivo” se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el “records management” se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el “records management” y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el “records management” ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.

La gestión documental fue siempre una necesidad un problema para las organizaciones, representando gastos en locales y almacenes, infraestructuras para garantizar el estado de conservación, tiempo dedicado a la organización y búsqueda de documentos, duplicaciones, gastos de fotocopias, fax, etc.

La mayoría de las organizaciones necesitan acceder y consultar de forma frecuente la información archivada. En otros es la importancia de los documentos o el volumen de información lo que estimula a buscar nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.

¿Sistemas electrónicos de gestión documental, o sistemas de gestión de documentos electrónicos?

Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic records management que tanto puede significar sistema de gestión de documentos electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de gestión de documentos de archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en “electronic records” o en “records management”.

En el resto de este artículo se considerará, en general, que se está hablando de un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos, subentendiéndose que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los documentos electrónicos.
Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management

Lic. Juan Moratto

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

3 comentarios »

  1. Sr Juan, muy buenas tardes

    Quisiera pedirte el favor y me ayudes con el nombre de un buen libro que hable todo sobre la gestion documental, actualmente adelanto un curso sobre esto y quisiera saber todo, un libro Juan de facil consecucion y si es posible que lo pueda bajar gratis de internet.

    Agradezco toda tu ayuda

    Saludos

    Heriberto

    Comentario por HERIBERTO HAYDAR — 7 octubre, 2009 @ 5:12 pm

  2. HOLA JUAN , ACTUALEMENTE AELANTO UN CURSO DE GESTION DOCUMENTAL Y QUISIERA ME REGALARAS EL NOMBRE DE UN BUEN LIBRO SOBRE ESTO Y SI LO PODRIA BAJAR DE INTERNET DE MANERA GRATIS

    AGRADEZCO TODA TU COLABORACION Y APOYO

    SALUDOS

    HERIBERTO

    Comentario por HERIBERTO HAYDAR — 7 octubre, 2009 @ 5:21 pm

  3. Hola Heriberto,

    La bibliografía específica sobre gestión documental es muy, pero muy limitada, prácticamente inexistente ya que la solución está instrumentada, generalmente en base a soluciones específicas desarrolladas por determinadas empresas de software, de allí la dificultad para congeniar en un único libro toda la teoría sobre el asunto. Pero en Internet, si buscás bien podes encontrar material bajo los tópicos de “gestión de registros”, “imaging” o “archivología”. Las guías de la ISO/IRAM (para Argentina) son también muy completas. Vamos al punto: la gestión documental en sí misma ha evolucionado hoy en lo que se llama “administración de registros” y “administración de contenidos” o records management y content management respectivamente. El primer concepto aún no ha penetrado en los países hispanoparlantes -de a poco en España-, y consiste en que los documentos no son nada en sí mismos, sino que lo que importa es el valor de registro que reporta un activo para la empresa, el resto es … papel. El segundo concepto es que los contenidos propiamente dichos se manejan actualmente en forma integral, tanto lo que se maneja documentalmente como lo que podés subir a una intranet extraído de un archivo Word o Excel o de un ERP, por ejemplo. Por eso el tema es amplio y tendrías que recurrir a esos términos para encontrar material en internet. Con respecto a archivología no te lo recomiendo (salvo algunos conceptos fundamentales) porque el material que podés hallar está orientado a bibliotecas documentales y no a empresas propiamente dichas. Por último, la gestión documental no hace más que normalizar lo que muchos contadores y empresarios muchas veces ignoran y que existe desde hace tiempo: el gerenciamiento de documentos, clave fundamental para el análisis de los circuitos administrativos y de los ciclos de mejora contínua, solamente que automatizados, aplicando las mismas técnicas.

    Saludos, Juan

    Comentario por mercadosunidos — 8 octubre, 2009 @ 12:56 pm


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