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26 junio, 2009

Administrando y protegiendo la información en la Patagonia

Filed under: Gestión Documental — Etiquetas: , , — Vigilancia-Online @ 12:04 pm

La Administración de la Información y la Gestión Documental han experimentado cambios de importancia a través de las décadas, hoy en día no se trata simplemente de almacenar información en un lugar externo a la empresa -menos aún dentro de la empresa, por los riesgos que ello implica-. La administración y custodia de la información trasciende los límites del convencional documento físico.

La información plasmada en papel o en algún medio electrónico constituye la base de su empresa. Cada documento siginfica evidencia de importancia (sino, no lo conservaría), y el riesgo potencial al que están sometidos constantemente debe ser manejado de manera apropiada.

Conformidad y Exposición Legal

La dinámica en el ambiente de la administración de documentos supone toda una gama de tareas a encarar para su empresa: una de ellas es la forma de resguardo de la información documental en caso de intentar certificar bajo normas ISO 9001, es poco probable lograr una certificación si la documentación está guardada en cualquier lugar o en un galpón, o si no existe resguardo de un documento en particular (es decir: qué ocurre si el documento se extravía?, simple: no cierra el circuito de calidad). El otro aspecto lo constituyen las auditorías de la AFIP: Cuánto tiempo y esfuerzo demanda satisfacer un muestreo de facturas exigido por el ente de contralor fiscal?

Restricciones de Espacio

El proceso de negocios, las gestiones comerciales son permanentes generadoras de información, obligando a su empresa a contar cada vez con más espacio físico para el almacenamiento de la misma. Este problema de tipo inmobiliario se ve complicado por la necesidad de digitalizar la información de manera electrónica, implicando un crecimiento tecnológico cada vez mayor.

Control de Costos

Este crecimiento: físico y tecnológico, influye sobre los costos de la empresa. Ambos tipos de información, requieren la atención de personal capacitado, incrementando los costos de recursos humanos. A cuánto asciende el presupuesto invertido en administración de datos de su empresa?

Recuperación ante contingencias: destrucción del papel,  error en el archivaje, sustracción de datos y de legajos, alteración de cualquier tipo de documentación, son algunos de los factores que cualquier Pyme debe tener en cuenta. Aparte de ello, las contingencias cuestan dinero, aunque se niegue su potencialidad, cuando ocurren impactan en el negocio, y cuando ocurren deben resolverse a cualquier precio ya que el riesgo de escalamiento del problema tiene más implicancias que el problema mismo.

Mercados Unidos-Doctec resuelve de manera económica e inteligente tanto la custodia física como la digitalización de documentos, logrando, a la vez de un ahorro operativo percibible desde el primer día de puesta en marcha del servicio de digitalización, contando con una doble cobertura: preservar los originales en forma segura y disponer de tantas copias como se desee de los originales en formato digital sin costo alguno.

Para más información: info@mercadosunidos.com

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