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14 julio, 2009

Documentos Electrónicos: la nueva moneda en la actividad comercial

Filed under: Gestión Documental — Etiquetas: , , — Vigilancia-Online @ 8:00 am

Lo mismo que una corriente de lava, la gestión electrónica de documentos o gestión documental, es un elemento caliente, en crecimiento y generalizado en muchas redes empresariales. El momento es adecuado: las empresas y organizaciones están demandando que sus conjuntos de documentos sean tratados como si tuvieran el mismo valor que sus datos corporativos.

Los documentos electrónicos se han convertido en la moneda de cambio en el mundo de los negocios y muchas compañías han comenzado a aplicar la gestión de documentos electrónicos para mantener en sincronización grupos geográficamente dispersos, para automatizar los costosos métodos basados en papel, y para eliminar los atascos en los procesos. Al mismo tiempo, las empresas están pasando de una cultura de gestión jerárquica a un estilo de mayor colaboración, lo que hace que sea aún más importante que la base de documentos que contiene los conocimientos de la organización sea gestionada como un activo de ésta, y que esté accesible a quienes la necesiten. En lo relativo a la tecnología, las arquitecturas cliente/servidor han alcanzado ya la madurez necesaria para la gestión documental y para un mayor intercambio de documentos, ya que tanto el correo electrónico como las redes requieren una organización y un control adecuados.

Beneficios de la gestión documental

Una organización que implemente un sistema de gestión documental podrá realizar un mejor seguimiento de los documentos y obtenerlos con mayor rapidez, eliminando la necesidad de almacenarlos en papel. Estos beneficios son transferibles a todos los sectores. Sin embargo, hasta ahora, la gestión documental en toda la compañía puede resultar compleja. Han pasado los días del acceso por un único usuario y de los documentos basados únicamente en texto. Hoy, los documentos representan una variedad de tipos de objetos, incluyendo texto, imágenes, datos, voz y video de movimiento completo. No sólo los documentos son dinámicos por sí mismos, sino que también lo son las fuentes de las que proceden, que pueden ser el correo electrónico, bases de datos online, y sistemas de alimentación de información.

Muchas firmas y organizaciones están comprobando que su principal ventaja competitiva está en la capacidad de controlar y dirigir el período de vida útil de cada documento. Los sistemas de gestión documental gestionan este ciclo de vida desde la creación, pasando por la revisión, el almacenamiento y la extracción, hasta el routing y el workflow, y permiten además a los usuarios trabajar con documentos en régimen de colaboración. Cuando la consultora IDC realizó su estudio sobre “Conocimiento e Intenciones de Compra de Sistemas de Gestión Documental”, más de un 80% de los consultados afirmaron que la gestión documental resulta de importancia crítica, y más de un 90% señalaron que su compañía había instalado la gestión de documentos sólo en uno o dos grupos de trabajo o departamentos. Esto es indicativo de un mercado potencialmente explosivo para la gestión de documentos a nivel de la totalidad de la organización.

Reutilización

La reutilización de la información es el beneficio principal de la gestión documental, y la clave para crear unos paradigmas que impulsen la reingeniería de procesos comerciales o BPR (Business Process Re-engineering).

Cuando son muchas las personas que participan en la creación, revisión y edición de un documento, las capacidades de gestión documental como el control de versiones y las operaciones check-in/check-out, adquieren una importancia esencial. En un grupo de trabajo, el alcance de la búsqueda y extracción se extiende desde el disco de un usuario a la totalidad de una red llena de documentos.

Al aumentar la sobrecarga de información, la capacidad de un sistema para buscar, diseccionar y reutilizar información resulta de importancia crucial y, para satisfacer estas demandas, los sistemas de gestión documental necesitan estar integrados con fuentes diversas de información, como nuevas fuentes de alimentación de información, correo electrónico y una variedad de bases de datos corporativas. Los usuarios deberán también ser capaces de buscar información intuitivamente, cualquiera que sea su localización en la red. Y, finalmente, los sistemas de gestión documental deben permitir a los usuarios ver, convertir, editar y distribuir información durante su reutilización.

Múltiples plataformas, múltiples aplicaciones

Debido a la necesidad actual de desplegar sistemas abiertos y entornos heterogéneos, los sistemas de gestión documental deben soportar múltiples plataformas e incluir interfaces API abiertos, para ofrecer así la necesaria integración. Un vendedor de software no puede ya dictar el entorno de desarrollo, sino que éste deberá dar cabida a todos los dispositivos de la red. Los sistemas deberán también soportar numerosos paquetes de software, incluyendo procesadores de textos, autoedición, hojas de cálculo, tratamiento de imágenes, y otras aplicaciones importantes para la organización.

Como consecuencia de la colaboración, los usuarios se encuentran con problemas tanto a nivel de grupo de trabajo como a nivel de toda la compañía. Y, como consecuencia de la gestión documental en aquella, las organizaciones se enfrentan al problema de la heterogeneidad en sus formatos, repositorios y redes de documentos. Esta interfuncionalidad o interoperabilidad entre múltiples plataformas de software y hardware ha adquirido importancia crítica. En un reciente estudio de IDC, los encuestados afirmaron que su desafío principal al implementar la gestión documental fue la “integración de aplicaciones heterogéneas” y, resaltando aún más esto mismo, también indicaron que la capacidad más necesaria es la integración con aplicaciones existentes.

Madurez

La emergencia de estándares es señal de una mayor madurez del mercado, en este caso desde un despliegue a nivel de departamento/grupo de trabajo a un despliegue a nivel de la totalidad de la organización.

Cuando no estaba disponible la gestión documental de empresa, localizar un documento a través de una red LAN podía resultar difícil, y casi imposible a través de una red WAN. Y, por otra parte, al difundirse el modelo para trabajo en colaboración, y al aumentar el número de usuarios que comparten documentos a través de correo electrónico y la red Internet, la gestión documental en toda la organización se ha convertido en una necesidad.

Muchas firmas tienen establecida ya una estrategia en este sentido para toda la organización, y aquellas que no la tienen pueden obtener beneficios inmediatos desplegando sistemas de gestión documental a nivel departamental, allí donde los documentos son de importancia crítica. La experiencia obtenida permitirá suministrar datos específicos de su entorno, que serán vitales para el desarrollo de un plan estratégico para toda la compañía.

Los diez beneficios de la gestión documental

1.- Mejora de Productividad

2.- Mayor control en la gestión

3.- Mejor acceso a los documentos

4.- Mayor rapidez en el desarrollo de nueva documentación

5.- Ahorro de tiempo en la entrada y salida de documentos en papel

6.- Mejor colaboración de los empleados

7.- Mejores informes de Dirección

8.- Proceso de aprobación más rápido

9.- Mayor seguridad de los documentos

10.- Mayor satisfacción de clientes/usuarios

Fuente: IDC

www.mercadosunidos.com

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