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12 septiembre, 2009

Preste atención: en qué debe pensar si tiene una Pyme

Generalmente las Pymes tienen una estructura centrada en una especialidad bien definida y clara, ocupando un nicho de mercado que les permite desarrollar sus actividades comerciales, industriales y de gestión con cierto grado de flexibilidad y buen nivel de satisfacción al cliente en la provisión de sus servicios y productos.

Detrás de ellas existe la presencia casi permanente del dueño y del personal en quien se ha depositado la confianza para gerenciarla a través de los años. No es raro que, en sus orígenes la Pyme se haya originado en una habilidad particular que posee el propietario de la empresa. Por ejemplo, una Clínica Médica tiene por titulares a profesionales de la salud, una empresa de construcciones a un ingeniero o arquitecto, un estudio contable a un contador. Usted pensará que esto es obvio y que siempre debería ser así, sin embargo, es suficiente con analizar las empresas de mayor envergadura para descubrir que sus dueños no siempre tienen mucho que ver en su profesión con lo que la empresa hace.

El dueño de un laboratorio medicinal puede ser un inversor, un profesional en finanzas que decidió invertir en ese negocio, una empresa de construcciones puede tener como titular un grupo de inversores integrados con las profesiones más diversas.

Por qué planteo el tema de las profesiones en este artículo? Porque la administración de la gestión de una empresa es un área especializada que muchas veces, el propietario de la Pyme al no estar formado adecuadamente en las áreas de gestión, pasa por alto.  Sin embargo, la realidad existe aunque no tomemos conciencia de ello, aunque no le prestemos atención.

Entre las cosas en las que debe pensar el propietario de una Pyme es que uno de los activos de la empresa (aparte de las máquinas, equipamiento, experiencia en diferentes trabajos y proyectos, instalaciones) son los DOCUMENTOS. Sin DOCUMENTOS la empresa, de cualquier tamaño, NO EXISTE.

En realidad, existe, pero si desaparecieran por una razón dada toda su documentación relevante, impositiva, legal, contable, administrativa y técnica, prácticamente toda la Pyme debería encarar un proceso de reconstrucción en lo que pareciera que se está trabajando “en nada” y en realidad se está trabajando “en todo”.

Sin Documentos, una empresa no existe. Una empresa que administra y mantiene en forma adecuada toda su documentación: existe. Alguien podría concordar o no con este concepto.

Veamos un caso interesante que tuvimos que resolver a través de la Gestión Documental. Una Pyme que produce artículos deportivos “a medida” con demanda específica e internacional manejaba en forma inadecuada sus datos documentales. Sus propietarios son profesionales de la especialidad de la empresa, fundamentalmente artesanal y llevaban todos sus registros en papel y en forma poco ordenada. El concepto de los propietarios era que el valor propiamente dicho de la empresa estaba en su cartera de clientes que ya los conocían y en su reconocimiento a nivel internacional, con lo cual no debían prestar atención al tema documental.

Hasta que se les destruyó por la humedad (esta empresa está en Buenos Aires) un conjunto de archivos en papel que colectaban información de cientos de clientes dispersos en todo el mundo.

La resultante es que perdieron un activo. En realidad se dieron cuenta cuando varios clientes comenzaron a llamar para hacer pedidos basados en pedidos anteriores, cuyos detalles técnicos habían desaparecido y había que volverlos a solicitar con el consiguiente deterioro de la imagen comercial de esta empresa. Bien, es así. La documentación es un ACTIVO MÁS DE TODA EMPRESA.

Puedo tener una empresa sin infraestructura? SI, puedo tercerizar el 90% de mis servicios y tener un excelente sistema de gestión de clientes y un excelente sistema de gestión interna junto con un adecuado sistema de gestión documental y la empresa podrá funcionar en forma exitosa y ganar millones. A pesar de no tener infraestructura.Y puedo ser una empresa constructora, metalúrgica, farmacéutica, etc.

Puede ocurrir lo mismo a la inversa? Tener infraestructura pero sin gestión? Rotundamente NO. Imagine que su responsable de ventas o usted mismo pierde su celular, su agenda y se rompe el disco de su PC en donde tiene almacenados y respaldados todos sus contactos, conversaciones y documentos.

Todos los documentos son activos de la empresa. Al igual que los datos informáticos de su empresa y de sus activos físicos, debe usted reconocer ya la importancia estratégica que conlleva la administración de sus activos documentales.

De allí que el objetivo de los sistemas y servicios de Gestión Documental no es el de, solamente, eliminar y organizar el papel, sino el de administrar y gestionar todos los documentos de la organización, por grande o pequeña que fuere, tanto la documentación generada por las PC como todos los archivos en papel. Esta es la razón más importante para implementar un sistema de Gestión Documental.

En el pasado, la Gestión Documental, era sinónimo de administrar documentos luego de que eran escaneados en una PC. Hoy esto cambió, este concepto abarca una gran variedad de tecnologías, los documentos que han sido escaneados para crear imágenes digitales, tecnologías de flujo de trabajo -que cada empleado vea y acceda a lo que tiene permitido y que necesita para llevar adelante sus tareas de la forma más eficiente posible, y contenidos capturados directamente desde los sistemas de gestión sin pasar jamás por una impresora.

El sistema ManagFile, luego de 15 años de madurez capta esta problemática y la resuelve al 100%.

Imaginó que los escritorios de la administración podían estar vacíos de papeles? Y sin embargo todos esos documentos están mejor resguardados y accesibles que si estuvieran en papel?

Deseó no tener que imprimir más o, al menos, la mitad de lo que se imprime actualmente?

Deseó que sus empleados no estén dando vueltas buscando carpetas, facturas, remitos, y demás documentos cuando los podrían tener (o deberían) directamente en la pantalla de la PC que tienen a la vista?

Imaginó poder atender un llamado telefónico de su casa, revisar un contrato desde su PC y dar una respuesta en forma inmediata?

Imaginó que frente a una pérdida, sustracción o alteración de documentación, ni siquiera se preocuparia porque toda la documentación está perfectamente resguardada en imágenes en un CD en una caja de seguridad?

En esto debe pensar, y también en todo lo que desee que se haga realidad.

Comuníquese con nosotros, gane en tranquilidad y en eficiencia. Comuníquese hoy para poder comenzar a ahorrar dinero desde todos los flancos: impresiones, pérdida de clientes, clientes más contentos por recibir respuesta inmediatas, y toda su gente trabajando a pleno.

Cordialmente,

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

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