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17 septiembre, 2009

ManagFile-Mercados Unidos, gestión documental para Pymes en Patagonia Argentina

Filed under: Gestión Documental — Etiquetas: , , — Vigilancia-Online @ 8:00 am

Document Technologies presenta nuevos mecanismos que proporcionan la tecnología necesaria para gestionar documentos de forma digital ayudando en el flujo de trabajo o workflow.

La tecnología y servicio de Managfile facilita almacenar copias electrónicas de todos los documentos necesarios y básicos en la gestión de toda empresa: desde facturas emitidas, facturas recibidas, contratos, tarjetas de visita, órdenes de compra, etc. “Gracias a este nuevo servicio las pymes de la región van a poder agilizar sus procesos de manipulación de documentos, ahorrando un tiempo muy valioso a sus trabajadores a la vez que potencian la seguridad y perfecta organización de sus informaciones y documentaciones”, comenta el Lic. Juan Moratto, Socio Gerente de Mercados Unidos.

Con Managfile, los documentos son digitalizados en el momento de su recepción o a posteriori, dependiendo del tipo y tratamiento de cada documento en particular. De esta forma, cada documento es clasificado según el departamento al que pertenece y según el tipo de archivos que se trate. A continuación, la aplicación informática captura los datos relevantes de cada documento. A partir de este momento, los documentos físicos se destinan a un archivo permanente y sólo se utilizan las copias digitales en el día a día de la empresa. De este modo, la documentación original siempre queda disponible para su consulta y a salvo de cualquier problema del sistema, desastres naturales o humanos, protegiendo la seguridad de la información comercial, de gestión e impositiva.

“Una vez digitalizados, cada empresa podrá enviar al archivo físico permanente los originales, o descartarlos, en caso de que los aspectos legales se lo permitan y utilizar las copias digitales exclusivamente. También podrá gestionar todos los documentos de producción electrónica sin necesidad de pasar por el papel. Es una nueva forma de trabajar mucho más ágil, y sin incurrir en los costos que conlleva el papel impreso” apunta el Lic. Moratto.

ManagFile también permite la funcionalidad que si la empresa genera documentos en formato electrónico, éstos pueden ser incorporados a la base de datos documental junto con los documentos de papel, ahorrando el paso intermedio de digitalización. La base de datos digital es capaz de gestionar cientos de miles de documentos de forma extremadamente ágil y veloz.

Además, la aplicación también es capaz de adaptarse a usuarios móviles ya que se puede tener acceso remoto vía Internet a la base de datos documental. Éste acceso se regula a nivel programa y archivo, por lo que cada usuario sólo tendrá acceso a los documentos de su departamento o sector y a las acciones predefinidas que le fueron asignadas.

PR del 16/09/2009 de Mercados Unidos a e-Document Management Magz. (Vers. Español)

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