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1 octubre, 2009

Una alternativa eficiente para toda oficina que no puede prescindir al 100% de los papeles

Las empresas que hoy en día reciben demasiados documentos como parte de sus procesos internos y de terceros ven como un imposible disponer, alguna vez, de una “oficina sin papeles”. Deben, por lo tanto, enfocarse en reducir los documentos en papel como una forma de mejorar los procesos más que como un objetivo en sí mismo. Los procesos de negocio como contabilidad o compras se ven beneficiadas, automáticamente, al disponer en forma online de los documentos que deben manipular diariamente. Es una consecuencia natural que estas Pymes deban trabajar y esforzarse para hacer que la información basada en papel, al menos sobre este tipo de procesos, se incorporen a mecanismos de flujo electrónico de trabajo o, como usualmente se denominan, workflows electrónicos.

mercadosunidos_scannerCuál podría ser un buen punto de inicio para comenzar esta transformación? Bien, un buen punto de inicio sería promover que todos los empleados de las áreas mencionadas capturen los documentos en el lugar donde resulte más conveniente y eficiente. Tradicionalmente, el escaneo de documentos siempre fue un proceso centralizado, sin embargo, en ciertos casos, la centralización puede lentificar el flujo de trabajo al forzar a que ciertos sectores queden cruzados de brazos esperando que determinada información sea digitalizada e indizada..

Para poder enfocar un mecanismo distribuido de captura de documentos no es necesario mirar mucho más lejos que un scanner de oficina de alimentación contínua básico, no necesariamente de muy alta velocidad. Estos equipos le acercan al profesional de administración el recurso de la captura de imágenes de documentos sin tener que recurrir a dispositivos ineficientes y lentos como los manuales o scanners planos, a la vez ofrecen un recurso compartido que no demanda la presencia de uno o más empleados dedicados a operar el proceso propiamente dicho de escaneo. Esto implica que si se integra la información capturada en cada puesto de trabajo con un software de gestión documental, los documentos ya quedan integrados dentro de la cadena de flujo de trabajo de la empresa, sin demoras, más allá de algún tipo de procesamiento especial de acuerdo con la índole de la documentación capturada.

Si la Pyme eligió bien a la hora de adquirir estos equipos, habrá elegido algún modelo que tienen capacidad de digitalizar los documentos mediante el accionamiento de un sólo botón, automáticamente, ya que los domésticos solo demandan que el usuario esté al lado del equipo pasando hoja por hoja!  Pueden almacenarse las imágenes capturadas directamente al servidor y así los diferentes usuarios podrán compartir las imágenes de los documentos de todo tipo o, una vez terminado el proceso de captura, acceder a ellos directamente de su puesto de trabajo, tanto para rutearlos al software de gestión documental, anexarlos a correos electrónicos o faxearlos por medio de cualquier software de fax instalado en el servidor principal. Más aún, un documento, al ser digitalizado, puede ser integrado con el ERP instalado lo cual lo vuelve disponible en forma inmediata a todos los usuarios que estén definidos como clientes del ERP, aprovechando al máximo el flujo de trabajo o workflow ya definido dentro de la aplicación. La reducción de papel, en estos casos, es drástica.

Como puede verse, el proceso es muy simple y no requiere conocimientos especiales de parte del profesional de administración y mejora sensiblemente el ambiente de trabajo, tanto desde el punto de vista operativo (procesos) como motivacionales (no es lo mismo atender los requerimientos que pueden ser solucionados sin moverse de la PC que se tiene instalada en el escritorio que enfrentarse diariamente con un escritorio lleno de papeles que nunca se acaban…)

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental


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