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9 octubre, 2009

Guardar para Encontrar

Filed under: Gestión Documental — Etiquetas: , , — Vigilancia-Online @ 8:00 am

Una de las principales amenazas que enfrentan las compañías argentinas es no considerar que la documentación diaria es un activo de la empresa. Por su desconocimiento pueden poner en peligro documentos e información clave para el negocio. El aumento incesante de los registros y datos incluidos en sistemas informáticos corporativos provoca paradójicamente un crecimiento de los documentos en papel.

Los aspectos clave a considerar son los siguientes:

  • Resulta fundamental contar con políticas de administración de archivos que aseguren el cumplimiento de las normas requeridas en cuanto a la retención de los documentos.
  • Para ello, es necesario un sistema de administración y procedimiento que asegure el acceso, la guarda y la destrucción de los archivos, de manera consistente, sin importar su formato (papel, digital, magnético, etc), ni su ubicación geográfica.
  • Muchas pymes almacenan su información en dependencias  propias con escasos niveles de seguridad.
  • Cuando lo hacen adoptan diferentes criterios de inventario lo que dificulta el proceso de búsqueda.
  • Los espacios destinados para archivos de documentación son precarios: ausencia de detección de incendios, libre acceso del personal etc.

El almacenamiento externo y el almacenamiento electrónico permiten ganar espacio, y disminuyen la exposición al riesgo y la prima de los seguros.

Según una investigación de la empresa EMC Software Group, en las oficinas se genera el 85% de toda la información registrada en papel a nivel local, y el consumo de papel crece a un ritmo del 20% anual.

De acuerdo a esta fuente, a nivel mundial se estima que las empresas pierden el 7,5% de todos los documentos administrados y que entre el 3% y el 5% son erróneamente archivados. Con regulaciones como Sarbanes-Oxley eso puede ser muy grave para una compañía sobre todo si opera en forma internacional o es una empresa del tipo multinacional.

Por lo tanto, hoy resulta fundamental contar con políticas de administración de archivos que aseguren el cumplimiento de las normas requeridas en cuanto a la retención de los documentos (las ISO/IRAM, por ejemplo). Para ello, es necesario un sistema de administración y procedimiento que asegure el acceso, la guarda y la destrucción de los archivos, de manera consistente, sin importar su formato (papel, digital, magnético, etc), ni su ubicación geográfica.

En la Argentina, la falta de conocimiento y despreocupación que existe en las Pymes sobre el almacenamiento de sus datos, “inclusive en algunas empresas grandes”, es la principal amenaza que soportan sus propios datos.

Una visión repetitiva en las Pymes con respecto a la documentación es de almacenamiento, no de administración y preservación de la información generada por la empresa. La diferencia consiste en lo siguiente:

Administrar “implica poseer un inventario permanente de la documentación histórica ordenada con un criterio lógico de búsqueda (que sirva para ‘encontrar’ la información) y mantenido en el tiempo”.
Preservar “significa contar con una infraestructura de seguridad que permita que la información almacenada se encuentre en el mismo estado en que fue guardada, de forma tal de que pueda utilizarse a la hora de ser solicitada”.

Nuestra experiencia demuestra que esto no está sucediendo debido a que en la práctica este tipo de trabajo no se encuentra dentro de las prioridades de muchas empresas

“Guardar para encontrar”. El almacenamiento de información se justifica en la medida que cuando la pyme precise de la misma, la encuentre y sea utilizable. Cuando la actividad de almacenamiento no forma parte del negocio principal de la empresa, las desventajas que traen aparejadas son, entre otras:

Búsquedas costosas en tiempo y recursos asignados a las mismas. Generalmente se presenta por tener los inventarios de la documentación desactualizados, con diferentes criterios de ordenamiento. Lo importante no es realizar un inventario sino mantenerlo en el tiempo.
Exposición a penalizaciones por parte de los entes que regulan la industria y las oficinas gubernamentales o sentencias desfavorables en juicios contra la empresapor no contar con las pruebas necesarias para una correcta defensa. El hecho de no encontrar en tiempo y forma la documentación expone a la pyme al pago de penalizaciones.

En instalaciones sin estandares apropiados, la exposición a eventos tales como incendio, plagas, robo inundaciones aumenta; los cuales impactan en forma directa con la misión del archivo: la utilización de la información almacenada.
Incremento de costos en los seguros contra incendio. El hecho de no contar con un espacio con los estandares adecuados, incrementa este riesgo dentro de la pyme que no pasa desapercibido por las compañías de seguros.
Espionaje industrial. Está demostrado que las causas mas frecuentes de espionaje se deben al robo de información por parte de los propios empleados de la firma. Una instalación sin acceso
controlado, facilita este tipo de acontecimientos.

Las ventajas son muchas, y, generalmente, a diferencia del papel, que es bien visible, son invisibles al ojo poco experto. Por ejemplo, uno de los casos típicos que se confrontan con la digitalización es que los costos de impresión están diluidos entre varios sectores, por lo cual la empresa carga con el costo real pero no se da cuenta de ello: las impresoras las compra Sistemas, la tinta puede cargarse a Sistemas o al sector y el papel, inclusive, puede ser compartido por diferentes áreas.

Este fenómeno produce que los costos de impresión, fotocopiado, mantenimiento de equipos, etc.  no se perciba. El costo de administración de archivos pasa por las mismas reflexiones: si nadie contabiliza el uso de un determinado recurso físico por unidad de utilización, menos aún puede esperarse que una Pyme haya contabilizado el costo de mantener un archivo físico activo.

Nuestra definición es drástica: si no se puede localizar la información en 20 o 30 segundos, o una imagen de un documento cualquiera tomado al azar, la empresa no tiene archivos activos, tiene archivos “pasivos”, a modo de desván o depósito de papel. De esta forma, si para recuperar un documento dado, debe acceder al “desván” esto consumirá tiempo laboral. De igual forma, y prácticamente en forma empecinada, los empleados mismos vuelven a colocar esos documentos consultados, nuevamente en el “desván”.

La digitalización, los flujos de trabajo, un sistema como el ManagFile convierte los documentos “pasivos” en documentos “activos”, bien resguardados y fácilmente localizables. Toda empresa que se vea reflejada en esta nota debe re-pensar qué está guardando realmente, y cuanto le cuesta todo su circuito documental.

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

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