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13 noviembre, 2009

Gestión Inteligente

Filed under: Gestión Documental — Etiquetas: , , — mercadosunidos @ 8:28 am

Aunque lo sepamos -y nos moleste saberlo-, todas las empresas –hasta cierto momento, también nosotros- comenzamos a gestionar documentos en circuitos que distaban mucho de ser óptimos, o al menos, razonables. Al fin y al cabo todo proceso comercial requiere o encubre un mecanismo de comunicación, y ese mecanismo es, generalmente, un documento. Llámelo factura, remito, convenio, o póngale el nombre que quiera.

Al generar “algo”, tengo que gestionar ese “algo”: clasificarlo, interpretarlo, validarlo, archivarlo, y así sucesivamente. Bien: cuál es el costo de esta gestión? Y cómo podemos reducirlo? Casi todos los que presiden una Pyme piensan : reduzcamos costos.

Lamentablemente, para reducir costos hay que usar el cerebro. Y las experiencias de otras empresas. Y recurrir a especialistas. Y tooooooooodo lo que venga a mano, porque NO ES FACIL. Sino todo habría sido concebido de otra forma, No?

El punto clave es que la Gestión Documental no está costeada. Es verdad: el contador no la costea, tampoco el jefe de administración, ni siquiera el responsable de informática presta atención a este tema (y me refiero tanto a los documentos en papel como, inclusive a los documentos electrónicos). Si no sé cuánto me cuesta una factura EN TODO SU CICLO DE VIDA (el documento), menos voy a saber cómo puedo reducir su costo.

Sencillamente, como nadie hace este análisis, no se sabe el Cómo.

Sin embargo, los costos están a la vista: todos los empleados “trabajan” y las tareas operativas se cumplen. Dónde están los costos entonces?

Muchos se asombran cuando les digo que una factura emitida por una empresa cuesta 10 a 15 veces el precio del formulario que se usó para detallar lo que estamos facturando. Sí, cada factura cuesta entre $ 8 y $ 15. A veces, mucho más. Sobre todo si no tenemos circuitos administrativos puestos en blanco y negro –escritos, diagramados, revisionados periódicamente y … optimizados-, sumado a una alta rotación de personal, poco personal, o el personal lo provee alguna agencia de contrataciones. Los costos de gestión siempre suben, nunca bajan.

Esto es así porque todos, dentro de una empresa de cualquier tamaño y rubro, sea una Pyme o una Multinacional se ha aplicado el principio de distribución de costos de la misma manera en que se aplicó el principio de distribución del trabajo. El segundo concepto es perfectamente válido, el primero, rotundamente, no es válido.

El ejemplo de la factura no es casual, el costo que conlleva la gestión de este documento nace desde el mismo momento en que alguien presionó “Enter” en alguna terminal o PC. Luego vienen los reclamos por discrepancias, los extravíos, los faltantes, las auditorías contables internas, su archivaje, su recupero, las auditorías de la AFIP. Y todos esos pasos de gestión cuestan dinero, que, lamentablemente salen de un solo lugar.

Seamos sinceros: puedo distribuir los costos en cuentas contables muy prolijamente, pero el dinero sale de la caja de la empresa. Nos guste o no aceptar este concepto.

Lo dicho se resuelve en la medida en que tenga acceso instantáneo, sí, i-n-s-t-a-n-t-á-n-e-o a la documentación.

Por qué se resuelve? Porque es extremadamente difícil rediseñar un circuito operativo, o rediseñar un circuito administrativo que se ha arraigado en una Pyme desde hace 15 años o más. Pero es perfectamente posible optimizar esos circuitos al quitar un componente.

El componente que se elimina es el del manejo de la documentación en la forma convencional. Cualquiera que tenga un celular inteligente puede comprender este concepto.

Parémonos en este ejemplo. El celular inteligente “virtualiza” el proceso de comunicación personal. Si recibo un mail no tengo que desplazarme físicamente para responderlo. Si tengo que comunicarme con alguien, me basta con llamarlo. Si tengo una duda sobre el stock, ni siquiera llamo a alguien, me conecto a mi red y consulto el stock, y así sucesivamente.

No existió un rediseño de mis “circuitos”. Preguntan, Respondo, como siempre, pero lo hago de una manera inteligente: ahora cada comunicación me consume 1 minuto o 2, en vez de 10 o 15 minutos.

Lo mismo ocurre con la gestión documental. Al reducir LOS PASOS, se reducen los costos, y al reducir LOS TIEMPOS, se logra mayor eficiencia en la gestión administrativa.

Muchos empresarios y contadores me plantean el problema de imposibilidad de la destrucción del papel por razones X (impositivas, legales, antecedentes, lo que se le ocurra). Y siempre respondo: el problema no está en el espacio físico sino en quienes tienen que administrar lo que está contenido en él. El problema no es el tamaño de mi “base de datos” sino en “como accedo a esos datos rápidamente”.

Le hago una pregunta de geometría básica:

 

¿Cuál es el camino más corto entre dos puntos?

 

EL MÁS RÁPIDO!

 

Y con este ejemplo le acabo de explicar el 80% del método de análisis que usamos en Mercados Unidos. Nos gusta lo que hacemos porque generamos ahorros inesperados.

No existe una “fórmula de ahorro”, pero sí existe la Gestión Documental. Cada empresa es única. No es posible aplicar un esquema y esperar el mismo resultado en todas.

La consultoría de Mercados Unidos le permite “despiezar” y “detectar” los puntos y documentos clave dentro de los circuitos administrativos en donde se debe incorporar la gestión documental. Dicho en lenguaje de costos: descubrimos los “costos ocultos” y los eliminamos. Y no siempre escaneando a diestra y siniestra (porque eso genera un paso más en la gestión!)

 

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

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