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27 noviembre, 2009

Transformando al sector Cuentas a Pagar con Gestión Documental

Filed under: Gestión Documental — Etiquetas: , , , — mercadosunidos @ 8:00 am

Desde hace mucho tiempo, las Cuentas a Pagar resultaron ser siempre una tarea de alta demanda manual. Generalmente, un empleado está sentado en un escritorio con una bandeja repleta de facturas de proveedores. En otra bandeja están lo cheques a firmar con los sobres correspondientes a los diversos destinatarios. Basta con mirar esa pila de papeles para deducir que resultaba un trabajo tedioso y casi “insalubre” por el grado de responsabilidad que acarrea. Y eso, siempre y cuando, sólo se trate te cheques y no de efectivo.

Si bien ingresaron a escena los softwares y las PC para hacer las cosas con más facilidad, el sector mencionado no se ha visto aliviado realmente en su carga de trabajo. Sobre todo si no se ha apelado al recurso de factura digital o el de factura electrónica. Aún puede verse una montaña de papeles que deben ser archivados y consultados todos los días incluyendo facturas pagadas, recibos firmados y notas de los clientes o de los proveedores. Prácticamente es una tarea “full time” para quien tiene a cargo este sector de la Pyme.

El sistema de gestión documental ManagFile cambia este escenario al reemplazar el manipuleo del papel original y prácticamente hacer desaparecer los duplicados.

Lo que se logra en forma inmediata es tener bajo control esta área y hacer más eficiente su trabajo al establecer su propio sistema de administración de documentos de manera que cada cuenta o proyecto tenga su propia carpeta electrónica. Cada factura es capturada como imagen digital y manipulada en forma totalmente compartida y dinámica. Así, se logra un sistema de pagos fluido y sin complicaciones.

Por “fluido” me refiero a que, actualmente, los documentos deben ser desplazados y agrupados manualmente y pasados a otra persona, si corresponde, también los archivos tipo e-mail se rutean y re-rutean conteniendo observaciones, comentarios, extractos del sistema de gestión, aumentando aún más la carga de trabajo para todos los que participan del proceso.

La Gestión Documental elimina prácticamente todos los archivos físicos en la oficina ya que en vez de archivar físicamente las facturas, notas, reportes y todos los demás documentos de este sector se escanean o capturan en forma directa y se almacenan en disco para ser procesadas por una o más personas.

Este ahorro de tiempo de procesamiento de facturas permite que el o los responsables de Cuentas a pagar realicen su tarea como debe ser: pudiendo aprovechar descuentos por pronto pago, reducir cargas financieras y analizar gastos aplicando toda su experiencia e inteligencia.

Como todo está disponible en la pantalla de la PC, podrá indicarle a un proveedor en forma instantánea cual es el número de orden de compra o si se envió un cheque, o los acuerdos de servicio firmados, mejorando las relaciones con los proveedores vitales.

A la hora de firmar los cheques, mediante el sistema de flujo de trabajo incluído en el ManagFile no vuelven a existir dudas sobre la consolidación de datos, ya que todo queda almacenado en forma íntegra y coherente.

Con respecto a los aspectos legales la cobertura pasa a ser mayor porque se evita el extravío de documentos y las malas interpretaciones, tan comunes en Cuentas a Pagar. Si, además, se integra esta solución con un sitio Web interactivo, del tipo de los que elaboramos usualmente, el volumen de llamados, consultas por mail y visitas de cobradores y proveedores también se reduce prácticamente a “cero”.

Otro punto importante es el de la seguridad ya que la totalidad de los documentos tiene su respaldo digital (recuerde: 14.000 páginas por CD). Cualquier eventualidad que pueda surgir con el papel, hasta hoy, es insalvable, con un respaldo digital la seguridad es total.

El acceso a los datos con usuario y contraseña limita también el acceso no autorizado a los documentos, algo bastante difícil de lograr en un archivero puesto en un pasillo o en una oficina abierta a todos. La empresa, sobre todo Pyme pasa a contar con una seguridad que hasta ese momento es totalmente inexistente. Y esa seguridad tambien descomprime al responsable del sector, ya que si la empresa no cuenta con mecanismos pulidos para restringir el acceso a datos y a escritorios, el empleado también tiene la presión de cuidar lo que deja sobre el escritorio, sobre los archivos e, inclusive, arroja al cesto de papeles.

Cuentas a Pagar no solo maneja pagos de los proveedores de las materias primas o productos a comercializar por parte de la empresa, también se encarga de todos los gastos: tickets, pasajes, viáticos, vales, y docenas de comprobantes más, que también son absorbidos por nuestro sistema.

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

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Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

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