Vigilancia Online-Mercados Unidos-Sistemas de Seguridad Electronica-Neuquén

Consultoría

En gran parte de las empresas el volumen de papel innecesario llega al 50%, ocupando metros cuadrados, perjudicando la toma de decisiones, causando problemas con los entes de fiscalización y dificultando la realización de negocios y procesos.

El manejo, la distribución, el almacenamiento y la consulta de documentos, que preocupa a todas las organizaciones, encuentra respuesta en nuestro servicio especializado de Gerenciamiento de Documentos.

Complementariamente, consideramos que la principal y más genuina fuente de información para los procesos críticos de las empresas, se encuentra contenida en los documentos originales de las transacciones.

El Gerenciamiento de Documentos también se ocupa de facilitar la disponibilidad de los documentos en cualquier momento y en cualquier lugar, administrando y distribuyendo la información contenida en los documentos.

  • Nuestras soluciones son escalables y específicas para cada Cliente y se apoyan en dos aplicaciones metodológicas:
    • Análisis Organizacional para normalizar el tratamiento de los documentos, los procesos relacionados y los archivos de resguardo.
    • Implementación de nuestro Sistema MANAGFILE para la administración automatizada de documentos y archivos.
BENEFICIOS PARA EL CLIENTE Y OBJETIVOS PRINCIPALES

Ahorro de costos generados por:

  • Espacios innecesariamente ocupados
  • Demoras y tareas improductivas del personal para localizar documentación
  • Manipulación y resguardo de documentos y listados sin utilidad
  • Extensos procesos de impresión de listados innecesarios
  • Excesivos tiempos de recuperación de información dispersa
  • Tareas manuales de reconstrucción de datos ante la pérdida de documentos
  • Atrasos en la atención de clientes externos e internos
  • Inhibiciones de acciones poco remunerativas.

Sistematización y racionalización de procesos, stock y flujos de documentos mediante:

  • Administración sistematizada, fácil y económica del stock de documentos archivados
  • Racionalización del stock de documentos y listados liberando espacios
  • Reducción y agilización del flujo de documentos y listados hacia el archivo físico
  • Administración automática de:

Acceso a los documentos archivados mediante definición de perfiles de usuarios.
Solicitudes electrónicas de documentos al archivo y reclamos para su reintegro.
Control de fecha de expiración de documentos, permitiendo la depuración sistematizada del archivo físico.
Resguardo, conservación y recupero aplicando medidas de seguridad.
Historia (login) de los usuarios que accedieron a la información archivada.
Asignación de las cajas de documentos a ubicaciones libres mediante layout de módulos y estantes incorporado al sistema.
Ciclo de vida de los documentos.

Seguridad documental con:

  • Asignación de responsabilidades para el resguardo y manipulación de documentos
  • Procesos y controles para evitar pérdidas de documentación
  • Localización automática de documentos retirados del archivo.
SINTESIS METODOLOGICA

Etapas de Organización

  • Relevamiento y análisis de la documentación que utilizan todas las áreas
  • Identificación de los procesos de negocios con tratamiento documental
  • Clasificación de los documentos estableciendo criterios de ordenamiento
  • Definición de las variables asociadas con cada documento, por ejemplo: criterios de legalidad e información.
  • Identificación de los documentos vitales y útiles con sus ciclos de vida y los inútiles
  • Preparación del inventario de documentos vitales y útiles asociando su codificación
  • Eliminación de la documentación inútil o “basura” de los archivos físicos
  • Evaluación de alternativas de aplicación de tecnología digital para la administración y distribución de la información contenida en los documentos.
  • Organización y administración del espacio disponible para almacenar documentación

Etapas de Sistematización

  • Adaptación de nuestro Software Managfile a las características y necesidades del Cliente
  • Instalación y mantenimiento de Managfile
  • Apoyo logístico para la carga histórica (opcional)
  • Desarrollo e implementación de Normas de Procedimientos

Capacitación al personal

  • Aplicación de las Normas de Procedimientos y utilización de Managfile.
PRODUCTOS FINALES
  • Sistema Managfile en funcionamiento.
  • Normas de procedimientos para la administración del archivo y funciones de los usuarios.
  • Stock y flujo de documentos y listados racionalizados.
  • Espacios liberados.
  • Depuración sistematizada y continua del archivo físico.
  • Eliminación de papeles y listados innecesarios.
  • Organización del espacio físico del archivo.
  • Identificación automática de cajas y documentación.
  • Inventarios y codificación de documentación útil.
  • Identificación de proyectos como alternativas para administración de documentos digitales.

Dejar un comentario »

Aún no hay comentarios.

RSS feed for comments on this post. TrackBack URI

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s

Blog de WordPress.com.

A %d blogueros les gusta esto: