Los cuatro pasos fundamentales de todo Proceso Administrativo

Cuatro Pasos Fundamentales

No son pocas las empresas, pequeñas, medianas o grandes que se resisten a aplicar los Cuatro Pasos Fundamentales del proceso administrativo.

Esto no deja de ser llamativo por varias razones. En la vida cotidiana lo aplicamos contínuamente. Vayamos a un ejemplo: cuando uno decide aprovechar un fin de semana con la familia con una salida de mini-vacaciones o mini-turismo, “planifica” el conjunto de pasos que debe recorrer para concretarlo, “organiza” las responsabilidades que tiene cada integrante del grupo familiar, “ejecuta” todas las tareas (compra de alimentos, chequeo del automóvil, reserva del hotel o del camping, etc.) y, por último, “controla” a modo de balance, al regresar, cómo se aprovechó ese fin de semana tan especial.

Pero algo tan obvio, no siempre se lleva a cabo en el ámbito laboral. Muchas decisiones se toman en forma intempestiva (tipo “maverick” en la jerga del e-business), sin mucho lugar para la planificación ni la organización. Todo se hace sobre la marcha, haciendo imposible el control. Y lo que agrava las cosas, no pudiendo establecerse la efectividad o eficiencia ni de lo que se está haciendo ni de quienes lo hacen. Toda conclusión resultará, inevitablemente, arbitraria, es decir, basada en opiniones y no en datos.

Tal es así, que en muchas empresas de la región he podido detectar que cuando se les acerca una solución, por ejemplo, para permitir una mejor “planificación” les cuesta, a quienes deben tomar la decisión de compra o incorporación, comprender su utilidad. Y lo mismo ocurre para cualquier herramienta que se oriente a la “Inteligencia de Negocios” o Business Intelligence. En suma, puedo afirmar que he encontrado una fuerte correlación entre la no comprensión de la utilidad de estas herramientas y la no aplicabilidad de un concepto que tiene más de un siglo: el del Proceso Administrativo.

De allí que me gustaría explicarlo para utilidad de todos nuestros lectores.

Aquí va.

Las diferentes escuelas que identifican al proceso administrativo, definen que la administración en sí misma, es una actividad compuesta por etapas que forman un proceso único y estructurado. Las actividades componentes difieren de escuela en escuela pero, en esencia podemos identificar las siguientes:

Planificación.

Organización.

Ejecución.

Control.

1. LA PLANIFICACIÓN consiste en un proceso racional para alcanzar los objetivos del modo más eficiente siguiendo determinados cursos de acción. Nótese que “metas” y “objetivos” nos son sinónimos. Los objetivos definen las etapas a cumplir para lograr las metas de las propuestas.
2. LA ORGANIZACIÓN se emplea para distribuir las responsabilidades entre los miembros del equipo de trabajo, para establecer y reconocer las relaciones y vínculos necesarios.
3. LA EJECUCIÓN por los miembros del equipo para que lleven a cabo las tareas establecidas con proactividad.
4. EL CONTROL de las actividades para que se ajusten lo más correctamente posible a lo planificado.

Planificación

Todo equipo de trabajo y su líder, jefe o gerente debe estar identificado con los objetivos y metas a alcanzar. La definición e instrumentación de los pasos para lograrlos conforma un plan de acción que determina las actividades a cumplir. La confección de un plan demanda previsión, estimación, intuición y experiencia sobre todo en lo que hace a plazos, recursos y presupuestos involucrados.

Actividades primordiales de la Planificación

1. Determinar claramente los objetivos y metas de la empresa.
2. Estimación de Plazos Futuros. Pronosticación.
3. Establecer las condiciones y premisas bajo las cuales se hará el trabajo: circunstancias, medio ambiente, etc.
4. Elección de un curso de acción. Enunciar las tareas para lograr los objetivos. Es recomendable establecer planes contingentes alternativos a los cursos de acción básicos (usualmente llamados “Plan B”).
5. Establecer un Plan General de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores para desempeñar el trabajo, siempre orientado a mejorar la eficacia y la eficiencia (hacer las cosas de manera de cumplir con el objetivo y hacerlas al menor costo posible, respectivamente).
6. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño claros y acordados entre los miembros del equipo y la dirección.
7. Anticipar las posibles contingencias futuras. Estas contingencias o inconvenientes pueden producirse por factores: internos, externos (mercado-circunstancias), o muchas veces en reacción al proyecto mismo.
8. Re-estructurar continuamente los planes en función de los resultados del control corrigiendo las deficiencias que se hagan evidentes.

Organización

Una vez establecidas las tareas a cumplir y objetivos a lograr, para cumplir con el trabajo, deben distribuirse y asignarse las actividades entre los integrantes del grupo o equipo de trabajo, especificando detalladamente el rol y la participación de cada uno de los miembros. La asignación del trabajo está regida por factores muy importantes, tales como la índole de las actividades que componen el plan, las personas y sus características que integran el grupo y los recursos, instalaciones y medio ambiente en el que se desempeñan.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera tal que se efectúen con un mínimo de gastos y, simultáneamente, un máximo de rendimiento y desarrollo de los empleados (Máxima Eficiencia). Si se cuenta con un equipo de trabajo deficiente en calidad o cantidad deberán reemplazarse o suplementarse con los recursos necesarios. Debe recordarse que cada uno de los miembros asignados a una actividad se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo con otros grupos de la empresa, ya que la empresa es un sistema (conjunto de partes interrelacionadas entre sí para lograr alcanzar un objetivo común).

Dentro del proceso organizativo deben tener un lugar distintivo las tareas de coordinación, dividiendo las actividades entre los empleados o grupos y, de esta manera estableciendo pautas de autoridad y responsabilidad.

Actividades primordiales de la Organización

a.Subdividir el trabajo en unidades operativas: departamentalización, agrupamientos, equipos de trabajo.

1. Agrupar las obligaciones operativas en puestos.
2. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y establecer sus vínculos y relaciones.
3. Especificar los requisitos de cada puesto.
4. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
5. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro.

Ejecución

El Jefe o Gerente debe tomar medidas o iniciativas que impulsen y pongan en movimiento las acciones pertinentes para que los miembros del grupo lleven a cabo las tareas en forma concreta: dirigir para que se haga lo que se pautó según lo planificado. Las tareas de dirigir no se reducen a dar órdenes: el coaching, la instrucción, el liderazgo, la motivación de la propia creatividad de los actores del plan son parte integrante e indivisible del proceso ejecutivo.

Actividades primordiales de la Ejecución

1. Poner en práctica la participación por todos los afectados por las decisiones.
2. Conducir y reorientar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
3. Motivar.
4. Comunicar.
5. Desarrollar a los empleados para que realicen todo su potencial.
6. De acuerdo con el punto b. también reconocer el trabajo bien hecho.
7. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
8. Revisar los resultados de la ejecución a la luz de los parámetros con los que se controla.

Control

El control consiste en comprobar o verificar que lo que sé esté haciendo asegure el progreso de las actividades planificadas para lograr el objetivo definido, con un mínimo de desviaciones o, preferentemente, sin ellas. Establecer un buen plan, distribuir las actividades requeridas para ese plan y la ejecución exitosa por parte de cada miembro no asegura, necesariamente, que la empresa será un éxito. Es común que se presenten desvíos, contradicciones, errores de concepto o fallas en la comunicación que demanden acciones correctivas con la mayor celeridad posible.

Actividades primordiales de Control

1. Comparar resultados con respecto a los objetivos y metas establecidos.
2. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
3. Idear y/o procurar los medios efectivos para medir las operaciones.
4. Comunicar fehacientemente cuáles son los parámetros de medición.
5. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y los desvíos, sugiriendo las acciones correctivas cuando sean necesarias.

Si bien el enunciado de estos cuatro pasos parece simple de comprender, los elementos componentes: personas, recursos, objetivos, metas, plazos, técnicas, métodos, funciones, roles, etc. han determinados infinidad de estilos de dirección, algunos exitosos, otros fallidos. A pesar de ello existen denominadores comunes a cada uno de estos elementos que desarrollaré en el próximo número.

Simultáneamente, debe tenerse en claro que estas cuatro actividades no se dan en forma secuencial ni tampoco estrictamente centralizadas en un jefe o responsable (aquél que asume la toma de decisiones). Un gerente puede estar a cargo de la planificación de ciertos proyectos, a su vez, controlar actividades pertenecientes a otros proyectos en curso, ejecutar él mismo otras tareas y, eventualmente, organizar un nuevo sub-sector en formación.

Todos estos pasos y su simultaneidad están dados, principalmente, por los objetivos y metas propuestas que surgen de la misión y visión establecidas oportunamente por la alta Dirección. De allí que resulte posible definir alineaciones y desvíos con precisión. En caso contrario, no sólo cambiará el escenario externo sino también el interno, haciendo imposible la medición brinde resultados a lo largo del tiempo de vida de todo Proyecto, Proceso de Cambio o simplemente cualquier medida orientada a la supervivencia de la empresa.

Como siempre digo en mis seminarios: sólo puedo controlar aquello que puedo medir. Si es factible de medición, es cuantificable y puedo determinar si algo rindió “más” o “menos”, demandó más o menos recursos (más o menos eficiente) o alcanzó parcial o totalmente los objetivos (más o menos eficaz) con un indicador numérico, no simplemente como una abstracción: siempre hagamos las cosas con la mayor sencillez posible, pero evitemos ser simplistas, la realidad dista mucho de serlo.

Lic. Juan Moratto – jmoratto@mercadosunidos.com
Consultor Asociado Senior MU