Del papel al bit, la digitalización a gran escala

Las compañías invierten grandes sumas en trasladar, archivar y encontrar datos dentro de la información impresa. Por eso cada vez más organizaciones optan por escanear sus documentos

Por Cintia Perazo  | Para LA NACION

«Estaba seguro de que el documento se encontraba en esta carpeta. Ahora tengo que revisar todo ese archivo para ver dónde quedó.» ¿Cuántas veces a la semana (o al día) oye esta frase en su oficina? Es que la búsqueda de información impresa consume el 50% del tiempo de los empleados, según datos del sector. Además, un estudio realizado por PricewaterhouseCoopers, revela que las compañías gastan 20 dólares de mano de obra para archivar un documento, 120 dólares para encontrar un documento mal archivado y 220 dólares para volver a producir un documento perdido.

«Según estudios de mercado, hoy en nuestro país más del 50% de la información diaria que maneja una empresa se encuentra en formato de papel. Esto conlleva a disponer de espacios físicos para su resguardo y almacenamiento, y costos y tiempos de tránsito para compartir los documentos entre diferentes oficinas. Los beneficios de la digitalización de documentos aportan una solución a esta problemática», dice Guillermo Maltese, gerente de producto de Epson Argentina.

Beneficios

La digitalización es el proceso por el cual un documento de papel se convierte en un archivo electrónico, incorporando índices o referencias que permiten su ubicación rápida y ágil. «Entre los principales beneficios que ofrece se destacan disminuir los tiempos de procesos; aumentar la productividad de los empleados, y disminuir costos de traslado, almacenamiento y mantenimiento de la documentación física. Asimismo, la digitalización de documentos evita riesgos de pérdidas de información y mejora la satisfacción de clientes debido a la disminución de tiempos de respuesta en procesos basados en papel», enumera Claudio De Siervi, especialista senior en Soluciones para Procesos de Negocios de Xerox Argentina.

Existen tecnologías asociadas que permiten obtener información de dichos datos, mediante Reconocimiento Optico de Caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), lo que hace posible extraer contenidos, categorizar, organizar la información y buscar dentro del documento. «Utilizando OCR se obtiene información estructurada, como números telefónicos y datos de cuentas. Finalmente, esos datos quedan disponibles como información electrónica, con todos los beneficios que eso conlleva», explica Juan Ignacio Accogli, gerente general de Fujitsu Argentina.

Desde Kodak, Nicolás Dezi, gerente de canales Scanners para la Argentina, Bolivia, Chile, Perú, Paraguay y Uruguay, asegura que existen diferencias entre la digitalización de documentos hogareña, que se realiza con multifuncionales o con escáneres de cama plana, y la digitalización profesional de documentos, que se realiza con escáneres más veloces. «Los profesionales permiten la digitalización de ambas caras simultáneamente y a color. Además la imagen digital que producen los escáneres profesionales posee un tamaño y peso menor, y por lo general cuentan con un procesamiento inteligente de la imagen», detalla Dezi.

Soluciones

Hay una gran cantidad de empresas en el mercado que ofrecen equipos especializados en la digitalización de documentos en el nivel corporativo y profesional.

Xerox, por ejemplo, cuenta con soluciones que cubren todo el ciclo de vida de los documentos, partiendo del proceso de generación (copiado e impresión) y continuando con paquetes orientados a digitalizar los procesos y documentos. «Se trabaja sobre soluciones a medida de los clientes. Cada una podrá contar con hardware, software y servicios orientados a ayudar a que nuestros clientes hagan más productivo su trabajo. Asimismo contamos con escáneres de bajo, medio y alto volumen, y con equipos multifunción», sostiene De Siervi.

Epson cuenta con una línea de escáneres de documentos llamada Workforce, compuesta por equipos personales como el GT-1500, para empresas pequeñas, y los equipos GT-2500 y Pro GT-S50, que son escáneres para grupos de trabajo, más enfocados en pymes, profesionales o departamentos de una corporación. «El GT-2500 Plus y el Pro GT-S80 son adecuados para entornos rápidos y de alto volumen de trabajo, mientras que los escáneres de formato grande de la línea WorkForce son para empresas que requieren escanear documentos grandes como hojas de libros contables y documentos de tamaño A3», dice Maltese.

Otra de las empresas que participa de este mercado es Fujitsu. La compañía ofrece una línea de escáneres que se adapta a las diferentes necesidades de los clientes. «Gracias a nuestra tecnología de scanning, con sólo apretar un botón se puede convertir un documento en PDF, Word, Excel o PowerPoint», cuenta Accogli.

Mientras que Kodak Argentina, a través de su línea de negocios Document Imaging, ofrece un portfolio de escáneres de documentos profesionales que va desde los dúplex de 20 hojas por minuto hasta los de alta producción, de 210 hojas por minuto, con una gran variedad de escáneres dentro de este rango de velocidades. «Todos los equipos de esta línea cuentan con tecnología Perfect Page, que optimiza la digitalización, y el software Smart Touch, que permite escanear de manera rápida y sencilla con sólo presionar un botón», sostiene el gerente de Kodak.

Tendencias

Entre las principales novedades del mercado, el gerente de Xerox comenta que la tecnología, actualmente, ha desarrollado componentes que permiten a un documento orientarse a sí mismo dentro del proceso de una compañía. ¿Qué significa esto? Que dicho documento pueda sumarse a un proceso o enviarse a una persona sin necesidad de intervención humana. «Algunas empresas, sobre todo del rubro financiero y telecomunicaciones, están empezando a utilizar estos conceptos para que un documento sea orientado dentro de la organización a quien deba procesarlo en un solo paso, sin intervención manual», detalla De Siervi.

Sobre el futuro el ejecutivo de Epson sostiene: «Se observa un crecimiento del sector, año tras año, apalancado por diferentes factores como la tendencia hacia la digitalización de procesos en el manejo de la información, nuevas reglamentaciones locales que le otorgan cierta validez a los documentos en formato digital y la descentralización de procesos dentro de las empresas»

El Equipo de MU.

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Póngale la firma (digital)

Previo a la contratación de un servicio, una empresa le envía a otra un contrato en soporte digital por Internet. Esta última lo revisa, le hace correcciones y lo reenvía. Negocio cerrado, sí, pero… ¿cómo pueden estar seguros, sin verse las caras? El mecanismo para asegurar que un contrato fue enviado por quien dice haberlo hecho, que nadie más lo modificó y que se cumplirá lo pactado existe, y se llama firma digital. Le contamos, hoy, todo lo que necesitará saber mañana, cuando le llegue el turno, a usted también, de firmar digitalmente su primer documento electrónico.

De la misma forma que se firma un contrato con la lapicera, hoy es posible firmar digitalmente los documentos electrónicos con los que trabajamos a diario: e-mails, planillas de cálculo, archivos de texto, etcétera, en los que puede estar incorporado un contrato o un recibo.

La firma digital confiere a los documentos digitales tres caracteres que eran exclusivos de los firmados en papel: autenticación, integridad y no repudio. Para esto, se vale de los denominados certificados digitales, documentos electrónicos que vinculan una firma digital a una persona determinada y que son emitidos por entidades conocidas como autoridades certificadoras o terceras partes confiables.

Lo que dice la letra escrita

Si bien las primeras normas sobre el empleo de esta herramienta en el sector público datan de 1997, la Argentina cuenta con legislación general en la materia a través de la Ley 25.506 y su decreto reglamentario, desde 2001. Esta ley estipula que la firma digital debe ser usada en las comunicaciones internas de los organismos de la Administración Pública Nacional y en sus relaciones con los administrados y, además, fija un plazo máximo de cinco años desde su vigencia para aplicar el sistema a las leyes, decretos, decisiones administrativas, resoluciones y sentencias.

Básicamente, esta legislación regula la firma electrónica, la firma digital y el documento digital. Martín Carranza Torres, abogado especializado en propiedad intelectual y en derecho de la alta tecnología, reconocido asesor y director general del estudio Carranza Torres, explica que “la ley dispone que, toda vez que se requiera legalmente la escrituración y firma manuscrita de un acto, esas exigencias quedarán satisfechas si se los escritura y firma digitalmente. Este principio es fundamental, porque da cabida a los documentos y firmas digitales en un marco normativo concebido cuando las tecnologías digitales no existían”.

La firma digital confiere a los documentos digitales tres caracteres que eran exclusivos de los firmados en papel: autenticación, integridad y no repudio.

Conozca los principales conceptos sobre firma digital, que usted puede encontrar ingresando a www.pki.gov.ar, la página web de la ONTI. La firma digital es una herramienta que garantiza la identidad del firmante de un documento digital, y la integridad del mensaje. Para verificar el mensaje, el receptor genera la huella digital del mensaje recibido y luego descifra la firma digital del mismo utilizando la clave pública del firmante. Así obtiene la huella digital del mensaje original, que deberá coincidir con el recibido. Una firma digital expresa, en realidad, un número, resultado de un procedimiento matemático conocido como encriptación. Esta comprende una clave privada, que debe mantenerse en secreto, y una clave pública, que debe comunicarse al destinatario para que sepa que el firmante es quien dice ser. Para contar con una firma digital es necesario obtener antes un certificado digital emitido por un certificador licenciado. Estos proporcionan un software mediante el cual el solicitante genera lo que se conoce como “par de claves”, una de ellas pública, y la otra privada. Una vez generadas las claves, el certificador licenciado firma con su propia clave privada la clave pública del solicitante. Así, convierte al par de claves de éste en un certificado digital. A partir de este momento, el titular del certificado puede firmar digitalmente cualquier tipo de documento digital.

El Equipo de MU. Agradecemos el aporte del Lic. Juan Moratto, presentador del Proyecto de Firma Digital en la Provincia de Neuquén para la adhesión de la provincia a la Ley 25.506 logrando su aprobación en 2007.

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Document Technologies-Factura Digital en Cámara de Comercio Canadiense

Document Technologies, la empresa representada por Mercados Unidos/Documento Express. realizará un  desayuno de trabajo sobre la optimización de la gestión de la emisión y recepción de las facturas electrónicas el día Miércoles 24 de Junio a las 9 hs en la Embajada de Canadá:

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Más empresas incorporan la Factura Electrónica en Argentina

Telefónica de Argentina incorporó el sistema de Gestión Documental para la emisión de Facturas Electrónicas (en nuestra página verá la diferencia con la Factura Digital). Con esta facilidad, estratégicamente, la empresa logra, comercialmente, varias cosas -en orden de importancia-:

• Reducción entre el tiempo de emisión de factura y la notificación al abonado/cliente de su factura disponible. Prácticamente al finalizar la emisión se produce la notificación, con lo cual el circuito de pagos se acelera.
• Aceleración del cobro de facturas en mora, ya que no existe demora administrativa: el abonado/cliente consulta directamente su factura, la imprime y la paga en cualquier lugar habilitado o la abona directamente en el sitio Web habilitado por Telefónica.
• Obviamente: reducción en el volumen de papel consumido, toner, mantenimiento de impresoras, operación del proceso de emisión, reducción en los costos del franqueo postal y en la administración del circuito administrativo de emisión-despacho-control de recepción (logística) y de trazabilidad de pagos (cobranzas) físicos, reducción del circulante por pago directo
• Reducción drástica del archivaje, de su administración y de los tiempos dedicados a esta administración

Document Technologies, representada en la Patagonia por Mercados Unidos/Documento Express hacen esto posible, y de manera simple.

Cualquiera sea el volumen de facturas y documentos contables que genere, estos beneficios también los puede disfrutar su Empresa y disminuir costos físicos/materiales, costos de gestión y, muy importante:  acelerar sus circuitos de efectivo sin realizar cambios estructurales en sus sistemas actuales.

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Procedimiento Fiscal. Sistema Registral. Extensión de plazos. R.G. 1754

Procedimiento Fiscal. Sistema Registral. Extensión de plazos. R.G. 1754

Se efectúan diversas modificaciones con respecto a los Registros especiales aduaneros. Entre las principales modificaciones, señalamos:

–   Se prorroga hasta el 31 de julio de 2010 el plazo de caducidad de las declaraciones de solvencia económica y garantías presentadas a través de medios no electrónicos por los Agentes Auxiliares del Comercio y del Servicio Aduanero y demás sujetos habilitados e incorporados al Sistema Registral.

–   Se redefinen los plazos para la liberación de las garantías no electrónicas.

–   Se elimina la excepción transitoria prevista para las personas físicas que actúen por sí o como apoderados o representantes legales de los importadores y exportadores que fueran dados de alta de oficio en los «Registros especiales aduaneros» respecto del cumplimiento de los requisitos del registro digital de fotografía, firma y huella dactilar.

–   Los Prestadores de Servicio de Archivo y Digitalización (PSAD) habilitados por AFIP e inscriptos en los «Registros especiales aduaneros», para respaldar las prestaciones de servicios de conservación y digitalización de la documentación aduanera, deberán emitir factura electrónica por sus comprobantes originales en los términos de la RG (AFIP) 2485

–   El declarante de destinaciones y operaciones aduaneras, en su carácter de depositario fiel, que en forma directa (auto-archivo) digitaliza y conserva la documentación aduanera, de acuerdo con lo establecido en la resolución general (AFIP) 2573, deberá declarar el o los domicilios de archivo de dicha documentación; mediante el servicio «Sistema Registral» deberá seleccionar la opción «Archivo de Documentación Aduanera» y como tipo de domicilio «Locales y Establecimientos». El incumplimiento de lo establecido en este artículo implicará la inhabilitación automática para registrar operaciones en el Sistema Informático MARÍA (SIM).

Por último, señalamos que las presentes modificaciones resultan de aplicación desde el 26/1/2010.

Mercados Unidos dispone del Sistema de Gestión Documental para Despachantes de Aduana-Depositario Fiel.

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La revalorización de la lectura desde las Maestrías en Edición

En el año 2005, las más importantes editoriales de Estados Unidos, entre ellas McGraw-Hill, Pearson PLC y Penguin Group, interpusieron una demanda contra Google, a quien acusaron de intentar escanear los trabajos con derechos de autor sin el debido permiso.  El asunto, más que un mero caso judicial, reveló una materia de mayor trascendencia: la industria del libro se siente amenazada por la arremetida de los medios digitales. Pero mientras la pelea se traslada a los tribunales de justicia, en América Latina han surgido soluciones más creativas, que apuntan a una mayor valorización de la industria editorial y de paso asegurar su atractivo y rentabilidad a largo plazo.

El fenómeno ha repercutido en el ámbito académico. Las universidades, conscientes de la falta de profesionalización de la industria editorial comienzan a abrir espacios para una mayor especialización. Es el caso de la Universidad Autónoma Metropolitana (UAM) de México, que dicta la Maestría en Diseño y Producción Editorial, programa que busca ampliar los conocimientos y tareas de los profesionales del sector, específicamente los editores.

«Ni siquiera hemos llegado al punto de afirmar que este sea exactamente un posgrado en edición, pues de alguna manera lo es también en diseño, en comunicación y en administración de manera tal de entender que el editor es a la vez un emisor de discursos, un administrador de negocios y un diseñador de productos», explica Gerardo Kloss, coordinador del programa.

El académico sostiene que un editor completo debe ser capaz de «seleccionar los materiales más relevantes para una edición, llevar a buen término los procesos técnicos de su producción, generar oportunidades de negocio rentables y ofrecer un producto que sea útil a los propósitos y esperanzas de sus compradores, a la vez que es atractivo a los sentidos», agrega.

En cuanto al futuro de la industria, Kloss afirma que el desarrollo de nuevas tecnologías, como los e-readers que han permitido la masificación de textos digitales, no representan para nada una amenaza. «Con frecuencia se afirma que el principal reto que enfrentamos es de carácter tecnológico. No compartimos ese punto de vista,» indica.

¿Cuál es la clave entonces? Entender que el arte editorial consiste en distinguir los contenidos interesantes para públicos determinados y ponerlos en el lugar y tiempo adecuado a un precio justo. «Quien sepa hacer todo esto en papel, podrá seguir haciéndolo durante muchos años en cualquier nuevo medio inventado o por inventarse, subraya Kloos.

Con esta intención se plantea una profunda revisión de los conceptos hasta ahora considerados como paradigmas de la industria. Fundamental resulta entender que lo que cambia no es el libro, la revista o el periódico, sino la forma de leer. «Ninguno de estos problemas puede resolverse de un plumazo. Algunas de las respuestas tradicionales que se les suele dar necesitan ser revisadas desde un punto de vista crítico. La solución que funciona para hacer exitosa una revista en Chile o un periódico en Nueva York, no necesariamente es la que hará exitoso un libro en Monterrey», expone el académico  mexicano.

Esta apreciación es compartida por Andrea Palet, directora del Magíster en Edición que imparte la Universidad Diego Portales (UDP) de Chile. «Si bien queremos facilitar la inserción en el mundo del trabajo, nunca dejamos de lado la reflexión sobre la lectura, la escritura y el futuro de los textos impresos, de modo de ser flexibles ante los nuevos desafíos que enfrentamos», expresa.

En ese sentido, reconoce que la industria está cambiando rápidamente, lo que requiere no sólo de una mayor preparación por parte de los editores sino que también una apertura de mente, para entender la compleja realidad que atraviesa el sector. «Aquí se aprenden las técnicas editoriales pero sobre todo se aprende a pensar como un editor, que alguien dijo debía tener alma de poeta, espíritu de apostador y la calculadora de un financiero, señala.

El Magíster en Edición de la UDP apunta, destaca Palet, a formar editores profesionales que puedan liderar el sector tanto en Chile y como en Latinoamérica. «Queremos que se reconozca su papel indispensable en la difusión del conocimiento y la creación literaria. Dondequiera que hay buenos libros hay un editor talentoso y preparado detrás y hoy la sociedad los necesita más que nunca», concluye la académica.

Fuente: Educamericas – Pablo Sepúlveda Zárate

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Centro de Despachantes de Aduana de la Republica Argentina

Noticia importante para los Despachantes de Aduana: Depositario Fiel

En virtud a las gestiones realizadas por este Centro, les hacemos saber que la Dirección de Programas y Normas de Procedimientos Aduaneros de AFIP, nos ha informado que a la brevedad se publicará en Boletín Oficial una norma que prorroga los plazos previstos en la Resolución General Nº 2721, sus complementarias y modificatorias, según detallamos a continuación:

– A partir del 15 de mayo de 2010 comenzará a contabilizarse los plazos para el retiro y digitalización de los legajos oficializados a partir de esa fecha. El plazo para retiro y digitalización pasará de 3 a 5 días hábiles, tal como lo solicitó este Centro oportunamente.

– El 30 de junio vence el plazo para digitalizar TODAS las carpetas en poder del declarante, es decir aquellas que fueron oficializadas entre el 3 de agosto de 2009 y el 14 de mayo de 2010.

– El 1º de julio comenzará a inhabilitarse a los operadores que no cumplieron con lo dispuesto en el punto anterior.

Comisión Directiva CDA”

http://www.cda-argentina.org.ar/

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AUMENTAN LOS “FRAUDES EN LÍNEA»

Mc Afee, empresa de seguridad informa además, de un aumento de 660% en scareware (software de antivirus falsos) durante los últimos dos años y de un crecimiento de un 400% en los incidentes denunciados en año recién pasado.

McAfee advirtió a los consumidores que los software de antivirus falsos pueden corresponder al tipo de fraude en línea más costoso del presente año. El Scareware ha causado daños y pérdidas monetarias considerables en los computadores de los usuarios.

Los software de antivirus falsos corresponden al primer tipo de fraude descrito en el nuevo programa de alertas de amenazas para el consumidor de McAfee, y cuyo objetivo es advertir a los usuarios acerca de las amenazas en línea más recientes y peligrosas.

Según Jeff Green, el vicepresidente senior de McAfee Avert Labs, comentó que “hasta los usuarios de computadores más alertas pueden terminar siendo víctimas de amenazas en línea debido a que los criminales cibernéticos se han vuelto más sofisticados».

Los scareware corresponden a uno de los fraudes en líneas más frecuentes, peligrosos y sofisticados, que cobra aproximadamente un millón de víctimas anualmente en todo el mundo. McAfee Labs informó que los criminales cibernéticos obtienen ganancias de más de 300 millones de dólares en todo el mundo estafando a los consumidores con scareware.

Este tipo de falsos antivirus aparecen en la pantalla del usuario y le advierten que su computadora puede estar en riesgo. Para ocultar el fraude, los criminales cibernéticos legitiman logotipos de empresas de seguridad falsas. La ventana emergente indica al usuario que debe escanear el computador por si presenta vulnerabilidades; el usuario no nota que esto es falso e incluso adquiere un “software de seguridad», que en realidad es un malware disfrazado.

Los criminales cibernéticos se aprovechan de víctimas que no sospechan del fraude y les piden ingresar la información de su tarjeta de crédito, lo que otorga acceso al computador del usuario y a los detalles bancarios a los criminales. El objetivo de éstos es instalar software antivirus falsos en todas las regiones del mundo.

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Transformando al sector Cuentas a Pagar con Gestión Documental

Desde hace mucho tiempo, las Cuentas a Pagar resultaron ser siempre una tarea de alta demanda manual. Generalmente, un empleado está sentado en un escritorio con una bandeja repleta de facturas de proveedores. En otra bandeja están lo cheques a firmar con los sobres correspondientes a los diversos destinatarios. Basta con mirar esa pila de papeles para deducir que resultaba un trabajo tedioso y casi “insalubre” por el grado de responsabilidad que acarrea. Y eso, siempre y cuando, sólo se trate te cheques y no de efectivo.

Si bien ingresaron a escena los softwares y las PC para hacer las cosas con más facilidad, el sector mencionado no se ha visto aliviado realmente en su carga de trabajo. Sobre todo si no se ha apelado al recurso de factura digital o el de factura electrónica. Aún puede verse una montaña de papeles que deben ser archivados y consultados todos los días incluyendo facturas pagadas, recibos firmados y notas de los clientes o de los proveedores. Prácticamente es una tarea “full time” para quien tiene a cargo este sector de la Pyme.

El sistema de gestión documental ManagFile cambia este escenario al reemplazar el manipuleo del papel original y prácticamente hacer desaparecer los duplicados.

Lo que se logra en forma inmediata es tener bajo control esta área y hacer más eficiente su trabajo al establecer su propio sistema de administración de documentos de manera que cada cuenta o proyecto tenga su propia carpeta electrónica. Cada factura es capturada como imagen digital y manipulada en forma totalmente compartida y dinámica. Así, se logra un sistema de pagos fluido y sin complicaciones.

Por “fluido” me refiero a que, actualmente, los documentos deben ser desplazados y agrupados manualmente y pasados a otra persona, si corresponde, también los archivos tipo e-mail se rutean y re-rutean conteniendo observaciones, comentarios, extractos del sistema de gestión, aumentando aún más la carga de trabajo para todos los que participan del proceso.

La Gestión Documental elimina prácticamente todos los archivos físicos en la oficina ya que en vez de archivar físicamente las facturas, notas, reportes y todos los demás documentos de este sector se escanean o capturan en forma directa y se almacenan en disco para ser procesadas por una o más personas.

Este ahorro de tiempo de procesamiento de facturas permite que el o los responsables de Cuentas a pagar realicen su tarea como debe ser: pudiendo aprovechar descuentos por pronto pago, reducir cargas financieras y analizar gastos aplicando toda su experiencia e inteligencia.

Como todo está disponible en la pantalla de la PC, podrá indicarle a un proveedor en forma instantánea cual es el número de orden de compra o si se envió un cheque, o los acuerdos de servicio firmados, mejorando las relaciones con los proveedores vitales.

A la hora de firmar los cheques, mediante el sistema de flujo de trabajo incluído en el ManagFile no vuelven a existir dudas sobre la consolidación de datos, ya que todo queda almacenado en forma íntegra y coherente.

Con respecto a los aspectos legales la cobertura pasa a ser mayor porque se evita el extravío de documentos y las malas interpretaciones, tan comunes en Cuentas a Pagar. Si, además, se integra esta solución con un sitio Web interactivo, del tipo de los que elaboramos usualmente, el volumen de llamados, consultas por mail y visitas de cobradores y proveedores también se reduce prácticamente a “cero”.

Otro punto importante es el de la seguridad ya que la totalidad de los documentos tiene su respaldo digital (recuerde: 14.000 páginas por CD). Cualquier eventualidad que pueda surgir con el papel, hasta hoy, es insalvable, con un respaldo digital la seguridad es total.

El acceso a los datos con usuario y contraseña limita también el acceso no autorizado a los documentos, algo bastante difícil de lograr en un archivero puesto en un pasillo o en una oficina abierta a todos. La empresa, sobre todo Pyme pasa a contar con una seguridad que hasta ese momento es totalmente inexistente. Y esa seguridad tambien descomprime al responsable del sector, ya que si la empresa no cuenta con mecanismos pulidos para restringir el acceso a datos y a escritorios, el empleado también tiene la presión de cuidar lo que deja sobre el escritorio, sobre los archivos e, inclusive, arroja al cesto de papeles.

Cuentas a Pagar no solo maneja pagos de los proveedores de las materias primas o productos a comercializar por parte de la empresa, también se encarga de todos los gastos: tickets, pasajes, viáticos, vales, y docenas de comprobantes más, que también son absorbidos por nuestro sistema.

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

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Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

EXTENDIERON LA FACTURA ELECTRÓNICA A LAS OPERACIONES DE IMPORTADORES Y HOTELES

El gobierno argentino lanzó un nuevo paquete de medidas de control fiscal sobre importaciones, ventas de autos usados y turismo, con el objetivo de «detectar de manera temprana las irregularidades” y aumentar su potestad sobre la conducta de los contribuyentes.

El titular de la AFIP, Ricardo Echegaray, junto con los ministros de Economía, Amado Boudou, y de Justicia, Seguridad y Derechos Humanos, Julio Alak, anunció hoy la extensión de la factura electrónica a las operaciones de importadores y hoteles y la informatización del registro de entidades exentas del impuesto a las Ganancias. En la oportunidad también hizo referencia a la puesta en marcha del Certificado de Transferencia de Automotores (CETA), que en una primera etapa obligará a registrar ventas de coches usados de más de 50 mil pesos.

Echegaray detalló el nuevo paquete de medidas económicas y fiscales en una conferencia de prensa, indicando que «tienden a agilizar, simplificar y transparentar el comercio interno e internacional».

Sobre la factura electrónica para exportadores determinó que a partir del 1º de diciembre los operadores podrán optar por este régimen. El 1º de marzo los grandes operadores deberán adherirse obligatoriamente y a partir de mayo será obligatorio para el resto de los contribuyentes. Los grandes operadores comercializan aproximadamente US$ 100 millones en más de 1.000 operaciones.

En lo que respecta a la factura electrónica para importadores, alcanzará a unos 25 mil contribuyentes y «permitirá diferenciar a los operadores genuinos de aquellos temporales, que adquieren volúmenes fenomenales de mercaderías durante un tiempo y luego desaparecen».

Del mismo modo, la factura electrónica abarcará a unos 4.600 hoteles, hosterías, residenciales y establecimientos de tiempo compartido, cuando realicen operaciones de venta con agencias de viaje y operadores turísticos.

En cuanto a facilitar la tramitación del certificado de exención del impuesto a las ganancias, se consideró oportuno reemplazar la metodología vigente por un procedimiento que gestiona la solicitud, el otorgamiento del certificado y la renovación del reconocimiento mediante un servicio con Clave Fiscal, al cual se accede a través del sitio web institucional (www.afip.gob.ar).

La informatización del registro de entidades exentas (ONG´s, cooperativas, mutuales, etc.) abarcará a unas 32.200 actividades, sustituirá las presentaciones personales y agilizará el trámite, desde los 180 días actuales a 45 días, indicó Echegaray. Acerca de los nuevos controladores fiscales indicó que ya se reempadronó el 80% de los equipos de los 320.000 que existen aproximadamente. Entre los beneficios se encuentra el reemplazo del archivo de cinta testigo papel por una memoria digital que permite almacenar la información.

El titular de la AFIP anticipó, por otra parte, que con el objetivo de controlar capitales argentinos en el exterior, el lunes próximo firmará con Andorra un convenio de intercambio de información fiscal, similar al suscripto días atrás con Mónaco, y dijo que para fines de noviembre están previstos nuevos acuerdos con otros tres paraísos fiscales (Islas Caimán, Islas Vírgenes y Antillas Holandesas), y a comienzos de diciembre se hará lo propio con San Marino.

«Estos acuerdos se enmarcan en lo dispuesto en las últimas reuniones del Grupo de los 20 (G-20), en cuanto a desincentivar el uso de paraísos fiscales, y para 2010 esperamos avanzar en el diálogo amistoso con Uruguay, para avanzar en el mismo sentido», dijo el titular de la AFIP.

Mayor control en la compra-venta de automotores

Por otra parte, Echegaray y Alak suscribieron un acuerdo de colaboración que involucra a la Dirección Nacional de los Registros de la Propiedad del Automotor y de Créditos Prendarios, a los efectos de la implementación del CETA.
El nuevo sistema reemplazará al formulario 381 (en papel) por el certificado que se generara desde Internet, por medio de la clave fiscal o del centro de información telefónica del organismo recaudador.

De modo previo a la transferencia, el vendedor del vehículo deberá generar el Certificado de Transferencia ingresando el dominio del automotor, el valor de la transferencia y los datos del adquirente.

El numero de CETA así obtenido será consignado obligatoriamente en los formularios 08 por el Registro Nacional de la Propiedad Automotor al momento de la inscripción del vehículo.

En operaciones donde intervengan concesionarios o comerciantes empadronados ante la AFIP en el Registro de Operaciones de Compraventa de Automotores y Moto vehículos Usados, serán éstos los responsables de la obtención del CETA.

«La medida busca generar una mayor percepción de riesgo y un monitoreo permanente de la existencia de autos usados», ya que, según información de las cámaras, durante 2008 se transfirieron 1,4 millón de esos vehículos y «se calcula que 50% de las operaciones no se encuentran registradas», explicó la AFIP en un comunicado.

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FACTURA ELECTRÓNICA Y DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL PARA “SIMPLIFICAR PROCESOS Y FACILITAR EL CONTROL”

El administrador federal de Ingresos Públicos (AFIP), Ricardo Echegaray, explicó las cinco medidas que está instrumentando y otras cinco que impulsará en los próximos días. Además, dijo que la entidad utilizará un nuevo programa llamado MATRIX.

Estas herramientas «apuntan a la simplificación de los procesos, facilitando a su vez el control», sostuvo Echegaray en un encuentro organizado por el Consejo Profesional de Ciencias Económicas, a la vez que remarcó que «con estas propuestas ganamos todos: gana el sector privado y gana el Estado».

Al referirse a Factura Electrónica y Digitalización Documental como el objetivo de su gestión, Echegaray destacó que «estos programas forman parte de una política de Estado y de cara al futuro se van a profundizar».

Las cinco medidas ya presentadas son * Factura Electrónica para operaciones de exportación; * Factura Electrónica para seguros de caución; * Firma Digital en contratos de compraventa de granos; * Actualización tecnológica de controladores fiscales, y * Trazabilidad de ganado bovino.

Sobre la factura electrónica adelantó que «se está trabajando en conjunto con la CEA (Cámara de Exportadores de Argentina) porque a partir del 1 de diciembre de este año será obligatoria y desde el 1 de marzo de 2010 todos los operadores de comercio exterior que exporten van a tener que utilizar el sistema».

Echegaray remarcó además que «en la Factura Digital se están incorporando datos que la factura en papel no tiene, por ejemplo hacia dónde va la mercadería y cuál es el destino de la factura, es decir, nos permitirá distinguir los casos de triangulación en los que se altera el valor de la mercadería».

En cuanto a la incorporación de la factura electrónica en seguros de caución, permite cruzar rápidamente el número de póliza, los eventuales endosos y la facturación.

Sobre la firma digital en contratos de compraventa de granos destacó que «desde mayo de este año. cuando se implementó el sistema gratuito, se operaron en el registro de contratos de compraventa de granos, semillas y oleaginosas unos 66.130 documentos; 4.036 operadores concentran la compra y 7.451 contribuyentes son los vendedores. Estos 66.130 contratos constituyen el mercado potencial con el que empezamos a trabajar en firma digital».

Sobre los controladores fiscales señaló que actualmente hay 320.000 funcionando en el país como solución, ya que «es engorroso -dijo- almacenar la cinta testigo en papel durante cinco años, por lo que la actualización de los controladores fiscales va a permitir un almacenamiento digital de la información». Remarcó que «desde el Estado podremos contar con información real al momento de efectuarse la transacción comercial y esto nos conduce a un comercio más seguro y transparente. Sabremos qué facturó un contribuyente, a qué precio, qué día y en qué lugar».

En cuanto al sistema de trazabilidad de ganado bovino, que consiste en la colocación de un chip en el estómago del ganado, ya se implementó en Australia, Italia y España. Al respecto Echegaray afirmó que «estamos analizando poder utilizar los datos en forma no sólo fiscal, sino además sanitaria y comercial. Desde el punto de vista fiscal podremos saber qué cantidad de animales tiene un productor y cotejarlo con su declaración. Además, con este sistema pensamos dar un salto cualitativo, ya que obtendremos información por cada corte de carne».

Las nuevas iniciativas

Las cinco propuestas aún no lanzadas y que están siendo trabajadas por el equipo técnico de la AFIP, son: a) Certificado Electrónico de Transferencia de Automotores (CETA), que reemplazará al Formulario 381 y permitirá combatir el mercado negro de automotores usados; b) Factura Electrónica para nuevas actividades, como importaciones y la hotelería (para los 4600 hoteles registrados en el país, las agencias de turismo, los intermediarios y los particulares que compran por Internet); c) Registro de entidades exentas, con renovación automática de la exención impositiva ante la AFIP, para fundaciones, cooperativas y mutuales; d) Nuevo registro de acopiadores de tabaco, que permitirá efectuar controles más firmes y seguros sobre el comercio de este producto; y e) Registro para industrias recicladoras (de papel, plástico y metales), «medida que era solicitada en parte por la Cámara de Recicladores y por la Unión Industrial Argentina (UIA)».

«Actualmente hay unos 15.000 recolectores de materiales reciclables, 300 acopiadores y unos 485 millones de pesos en comercio de este tipo de material. Al tratarse de una actividad informal -explicó Echegaray-, no hay forma de llevarla al mercado. Este registro servirá además para la intervención de otras áreas del Estado, como por ejemplo, Acción Social o el Ministerio de Salud, que podrán establecer políticas acordes a este sector en base a los datos obtenidos por la AFIP».

Echegaray presentó también a un nuevo programa llamado MATRIX que permitirá analizar la información que obtiene la AFIP a través de la Factura Electrónica y la Nueva Generación de Controladores Fiscales. De esta manera todos los productos podrán ser codificados y al instante conocer en todo el territorio los valores de los productos y el volumen comercializado.

 

El Equipo de MU.

Gestión Inteligente

Aunque lo sepamos -y nos moleste saberlo-, todas las empresas –hasta cierto momento, también nosotros- comenzamos a gestionar documentos en circuitos que distaban mucho de ser óptimos, o al menos, razonables. Al fin y al cabo todo proceso comercial requiere o encubre un mecanismo de comunicación, y ese mecanismo es, generalmente, un documento. Llámelo factura, remito, convenio, o póngale el nombre que quiera.

Al generar “algo”, tengo que gestionar ese “algo”: clasificarlo, interpretarlo, validarlo, archivarlo, y así sucesivamente. Bien: cuál es el costo de esta gestión? Y cómo podemos reducirlo? Casi todos los que presiden una Pyme piensan : reduzcamos costos.

Lamentablemente, para reducir costos hay que usar el cerebro. Y las experiencias de otras empresas. Y recurrir a especialistas. Y tooooooooodo lo que venga a mano, porque NO ES FACIL. Sino todo habría sido concebido de otra forma, No?

El punto clave es que la Gestión Documental no está costeada. Es verdad: el contador no la costea, tampoco el jefe de administración, ni siquiera el responsable de informática presta atención a este tema (y me refiero tanto a los documentos en papel como, inclusive a los documentos electrónicos). Si no sé cuánto me cuesta una factura EN TODO SU CICLO DE VIDA (el documento), menos voy a saber cómo puedo reducir su costo.

Sencillamente, como nadie hace este análisis, no se sabe el Cómo.

Sin embargo, los costos están a la vista: todos los empleados “trabajan” y las tareas operativas se cumplen. Dónde están los costos entonces?

Muchos se asombran cuando les digo que una factura emitida por una empresa cuesta 10 a 15 veces el precio del formulario que se usó para detallar lo que estamos facturando. Sí, cada factura cuesta entre $ 8 y $ 15. A veces, mucho más. Sobre todo si no tenemos circuitos administrativos puestos en blanco y negro –escritos, diagramados, revisionados periódicamente y … optimizados-, sumado a una alta rotación de personal, poco personal, o el personal lo provee alguna agencia de contrataciones. Los costos de gestión siempre suben, nunca bajan.

Esto es así porque todos, dentro de una empresa de cualquier tamaño y rubro, sea una Pyme o una Multinacional se ha aplicado el principio de distribución de costos de la misma manera en que se aplicó el principio de distribución del trabajo. El segundo concepto es perfectamente válido, el primero, rotundamente, no es válido.

El ejemplo de la factura no es casual, el costo que conlleva la gestión de este documento nace desde el mismo momento en que alguien presionó “Enter” en alguna terminal o PC. Luego vienen los reclamos por discrepancias, los extravíos, los faltantes, las auditorías contables internas, su archivaje, su recupero, las auditorías de la AFIP. Y todos esos pasos de gestión cuestan dinero, que, lamentablemente salen de un solo lugar.

Seamos sinceros: puedo distribuir los costos en cuentas contables muy prolijamente, pero el dinero sale de la caja de la empresa. Nos guste o no aceptar este concepto.

Lo dicho se resuelve en la medida en que tenga acceso instantáneo, sí, i-n-s-t-a-n-t-á-n-e-o a la documentación.

Por qué se resuelve? Porque es extremadamente difícil rediseñar un circuito operativo, o rediseñar un circuito administrativo que se ha arraigado en una Pyme desde hace 15 años o más. Pero es perfectamente posible optimizar esos circuitos al quitar un componente.

El componente que se elimina es el del manejo de la documentación en la forma convencional. Cualquiera que tenga un celular inteligente puede comprender este concepto.

Parémonos en este ejemplo. El celular inteligente “virtualiza” el proceso de comunicación personal. Si recibo un mail no tengo que desplazarme físicamente para responderlo. Si tengo que comunicarme con alguien, me basta con llamarlo. Si tengo una duda sobre el stock, ni siquiera llamo a alguien, me conecto a mi red y consulto el stock, y así sucesivamente.

No existió un rediseño de mis “circuitos”. Preguntan, Respondo, como siempre, pero lo hago de una manera inteligente: ahora cada comunicación me consume 1 minuto o 2, en vez de 10 o 15 minutos.

Lo mismo ocurre con la gestión documental. Al reducir LOS PASOS, se reducen los costos, y al reducir LOS TIEMPOS, se logra mayor eficiencia en la gestión administrativa.

Muchos empresarios y contadores me plantean el problema de imposibilidad de la destrucción del papel por razones X (impositivas, legales, antecedentes, lo que se le ocurra). Y siempre respondo: el problema no está en el espacio físico sino en quienes tienen que administrar lo que está contenido en él. El problema no es el tamaño de mi “base de datos” sino en “como accedo a esos datos rápidamente”.

Le hago una pregunta de geometría básica:

 

¿Cuál es el camino más corto entre dos puntos?

 

EL MÁS RÁPIDO!

 

Y con este ejemplo le acabo de explicar el 80% del método de análisis que usamos en Mercados Unidos. Nos gusta lo que hacemos porque generamos ahorros inesperados.

No existe una “fórmula de ahorro”, pero sí existe la Gestión Documental. Cada empresa es única. No es posible aplicar un esquema y esperar el mismo resultado en todas.

La consultoría de Mercados Unidos le permite “despiezar” y “detectar” los puntos y documentos clave dentro de los circuitos administrativos en donde se debe incorporar la gestión documental. Dicho en lenguaje de costos: descubrimos los “costos ocultos” y los eliminamos. Y no siempre escaneando a diestra y siniestra (porque eso genera un paso más en la gestión!)

 

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental

Digitalización de documentos genera ahorros

La tecnología de digitalización de documentos ha demostrado ser una inversión libre de riesgos, que además ofrece un rápido retorno de inversión en menos de un año, de acuerdo con una encuesta realizada por AIIM. La encuesta, reveló que por lo menos 42% de los entrevistados han aumentado su productividad 50% después de hacer la inversión. Asimismo, indicó que 43% de las organizaciones han logrado un ROI en 12 meses, y dos terceras partes en 18 meses. La mitad ha logrado 40% de ahorros o más en costos de almacenamiento de papel. “La captura de documentos ya no se percibe como una tecnología que corre en un silo, sino como una parte integral de un proceso de negocio». De las personas que fueron entrevistadas, 41% citó “el acceso mejorado a la información” como su fundamento para invertir en la captura de documentos. Sin embargo, otros citaron el cumplimiento, la productividad y mejores relaciones con clientes como las razones principales. Pero aunque se han logrado ganancias con las inversiones en tecnología, la encuesta mostró que dos terceras partes de las compañías digitalizaban sólo 50% de sus documentos, principalmente debido al hecho de que pocos procesos de negocio están habilitados para hacerlo. “Hay una escasez de aplicaciones empresariales que permiten la digitalización”, agrega el estudio.

El Equipo de MU.

Guardar para Encontrar

Una de las principales amenazas que enfrentan las compañías argentinas es no considerar que la documentación diaria es un activo de la empresa. Por su desconocimiento pueden poner en peligro documentos e información clave para el negocio. El aumento incesante de los registros y datos incluidos en sistemas informáticos corporativos provoca paradójicamente un crecimiento de los documentos en papel.

Los aspectos clave a considerar son los siguientes:

• Resulta fundamental contar con políticas de administración de archivos que aseguren el cumplimiento de las normas requeridas en cuanto a la retención de los documentos.

• Para ello, es necesario un sistema de administración y procedimiento que asegure el acceso, la guarda y la destrucción de los archivos, de manera consistente, sin importar su formato (papel, digital, magnético, etc), ni su ubicación geográfica.

• Muchas pymes almacenan su información en dependencias  propias con escasos niveles de seguridad.

• Cuando lo hacen adoptan diferentes criterios de inventario lo que dificulta el proceso de búsqueda.

• Los espacios destinados para archivos de documentación son precarios: ausencia de detección de incendios, libre acceso del personal etc.

El almacenamiento externo y el almacenamiento electrónico permiten ganar espacio, y disminuyen la exposición al riesgo y la prima de los seguros.

Según una investigación de la empresa EMC Software Group, en las oficinas se genera el 85% de toda la información registrada en papel a nivel local, y el consumo de papel crece a un ritmo del 20% anual.

De acuerdo a esta fuente, a nivel mundial se estima que las empresas pierden el 7,5% de todos los documentos administrados y que entre el 3% y el 5% son erróneamente archivados. Con regulaciones como Sarbanes-Oxley eso puede ser muy grave para una compañía sobre todo si opera en forma internacional o es una empresa del tipo multinacional.

Por lo tanto, hoy resulta fundamental contar con políticas de administración de archivos que aseguren el cumplimiento de las normas requeridas en cuanto a la retención de los documentos (las ISO/IRAM, por ejemplo). Para ello, es necesario un sistema de administración y procedimiento que asegure el acceso, la guarda y la destrucción de los archivos, de manera consistente, sin importar su formato (papel, digital, magnético, etc), ni su ubicación geográfica.

En la Argentina, la falta de conocimiento y despreocupación que existe en las Pymes sobre el almacenamiento de sus datos, “inclusive en algunas empresas grandes”, es la principal amenaza que soportan sus propios datos.

Una visión repetitiva en las Pymes con respecto a la documentación es de almacenamiento, no de administración y preservación de la información generada por la empresa. La diferencia consiste en lo siguiente:

Administrar “implica poseer un inventario permanente de la documentación histórica ordenada con un criterio lógico de búsqueda (que sirva para ‘encontrar’ la información) y mantenido en el tiempo”.
Preservar “significa contar con una infraestructura de seguridad que permita que la información almacenada se encuentre en el mismo estado en que fue guardada, de forma tal de que pueda utilizarse a la hora de ser solicitada”.

Nuestra experiencia demuestra que esto no está sucediendo debido a que en la práctica este tipo de trabajo no se encuentra dentro de las prioridades de muchas empresas

“Guardar para encontrar”. El almacenamiento de información se justifica en la medida que cuando la pyme precise de la misma, la encuentre y sea utilizable. Cuando la actividad de almacenamiento no forma parte del negocio principal de la empresa, las desventajas que traen aparejadas son, entre otras:

Búsquedas costosas en tiempo y recursos asignados a las mismas. Generalmente se presenta por tener los inventarios de la documentación desactualizados, con diferentes criterios de ordenamiento. Lo importante no es realizar un inventario sino mantenerlo en el tiempo.
Exposición a penalizaciones por parte de los entes que regulan la industria y las oficinas gubernamentales o sentencias desfavorables en juicios contra la empresapor no contar con las pruebas necesarias para una correcta defensa. El hecho de no encontrar en tiempo y forma la documentación expone a la pyme al pago de penalizaciones.

En instalaciones sin estandares apropiados, la exposición a eventos tales como incendio, plagas, robo inundaciones aumenta; los cuales impactan en forma directa con la misión del archivo: la utilización de la información almacenada.
Incremento de costos en los seguros contra incendio. El hecho de no contar con un espacio con los estandares adecuados, incrementa este riesgo dentro de la pyme que no pasa desapercibido por las compañías de seguros.
Espionaje industrial. Está demostrado que las causas mas frecuentes de espionaje se deben al robo de información por parte de los propios empleados de la firma. Una instalación sin acceso
controlado, facilita este tipo de acontecimientos.

Las ventajas son muchas, y, generalmente, a diferencia del papel, que es bien visible, son invisibles al ojo poco experto. Por ejemplo, uno de los casos típicos que se confrontan con la digitalización es que los costos de impresión están diluidos entre varios sectores, por lo cual la empresa carga con el costo real pero no se da cuenta de ello: las impresoras las compra Sistemas, la tinta puede cargarse a Sistemas o al sector y el papel, inclusive, puede ser compartido por diferentes áreas.

Este fenómeno produce que los costos de impresión, fotocopiado, mantenimiento de equipos, etc.  no se perciba. El costo de administración de archivos pasa por las mismas reflexiones: si nadie contabiliza el uso de un determinado recurso físico por unidad de utilización, menos aún puede esperarse que una Pyme haya contabilizado el costo de mantener un archivo físico activo.

Nuestra definición es drástica: si no se puede localizar la información en 20 o 30 segundos, o una imagen de un documento cualquiera tomado al azar, la empresa no tiene archivos activos, tiene archivos «pasivos», a modo de desván o depósito de papel. De esta forma, si para recuperar un documento dado, debe acceder al «desván» esto consumirá tiempo laboral. De igual forma, y prácticamente en forma empecinada, los empleados mismos vuelven a colocar esos documentos consultados, nuevamente en el «desván».

La digitalización, los flujos de trabajo, un sistema como el ManagFile convierte los documentos «pasivos» en documentos «activos», bien resguardados y fácilmente localizables. Toda empresa que se vea reflejada en esta nota debe re-pensar qué está guardando realmente, y cuanto le cuesta todo su circuito documental.

Lic. Juan Moratto

Consultor Senior Asociado

jmoratto@mercadosunidos.com

www.mercadosunidos.com

Su especialista en Digitalización y Gestión Documental